LAPORAN PKL
Oleh :
MERINA ASTUTI
10.12.019
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA
SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI DAN PEMERINTAHAN
ANNISA DWI SALFARIZI
2015
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dalam reformasi baik pada pemerintah pusat
maupun pemerintah daerah merupakan suatu kebutuhan upaya mewujudkan sistem
pemerintahan yang baik. Reformasi pada tatanan Pemerintah Daerah diarahkan
untuk mewujudkan implementasi otonomi daerah dengan tujuan meningkatkan
pelayanan dan kesejahteraan masyarakat, demokrasi, keadilan, dan pemerataan
melalui pemberdayaan masyarakat, menumbuhkan prakarsa dan kreatifitas serta
meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembangunan. Salah satu agenda
reformasi birokrasi diatas, dalam rangka meningkatkan akses pelayanan
masyarakat dan merupakan program pembangunan nasional adalah menciptakan tata
pemerintahan yang bersih dan berwibawa. Untuk itu diperlukan langkah-langkah
kebijakan yang terarah pada perubahan penataan kelembagaan dan sistem ke
tatalaksanaan ini, diantaranya adalah menciptakan sistem administrasi
pendukung, pengelolaan informasi dan berita yang efektif dan efisien, yang
bertujuan untuk menginformasikan ke setiap bagian tentang apa saja yang tengah
terjadi dalam organisasi tersebut dan tindakan apa saja yang harus dilakukan
agar terciptanya kesejahteraan masyarakat, kehidupan bangsa serta
menyelenggarakan administrasi pemerintahan.
Manusia termasuk makhluk sosial yang tidak dapat hidup sendiri atau
makhluk yang selalu hidup bermasyarakat. Sebagai makhluk sosial manusia selalu
berhubungan antara yang satu dengan yang lain untuk melakukan banyak hal.
Misalnya melakukan hubungan kerja sama, diskusi, belajar, berdagang, dan
lainnya. Jadi setiap manusia senantiasa melakukan komunikasi dalam aktifitas
sehari-hari.
Hubungan masyarakat dalam artinya yang modern mulai mendapatkan
tempat yang layak di dalam banyak perusahaan di Indonesia, demikian pula
instansi-instansi pemerintah. Ia belum lama dikenal di Indonesia, dan banyak
orang masih menganggap Humas ini suatu pekerjaan sepele. Anggapan ini merupakan
suatu kekeliruan, karena di zaman modern setiap usaha untuk mencapai
keberhasilan harus mendapatkan “goodwill” dari masyarakat. Untuk itu Humas
memegang peranan penting sekali.
Sekretariat
DPRD Provinsi merupakan unsur pelayanan terhadap Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah, dipimpin oleh seorang Sekertaris yang bertanggung jawab kepada Pimpinan
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan secara administratif dibina oleh Sekertaris
Daerah. Salah satu bagian yang dibawahi oleh Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera
Selatan ini adalah Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol yang memiliki fungsi
utama yaitu menginformasikan, mendokumentasikan, mencatat, dan mengatur
kegiatan apapun yang terjadi di lingkungan Kantor DPRD Provinsi Sumatera
Selatan, baik menyangkut kegiatan anggota Dewan maupun masukan dan aspirasi
masyarakat.
Bagian
Hubungan Masyarakat dan Protokol ini juga memiliki tugas mendata, mencatat,
mengelolah segala sesuatu yang menyangkut dengan perpustakaan. Salah satu
produk yang dikeluarkan oleh bagian ini yaitu buku Selayang pandang yang berisi
segala informasi mengenai Kantor DPRD Provinsi Sumatera Selatan, Profil para
Anggota Dewan dan Partai yang ada di lingkungan Kantor DPRD Provinsi Sumatera
Selatan, dll.
Dalam hal
ini penulis pun melihat bahwa masih adanya kekurangan dalam proses pengelolaan
berita yang masuk dan merasa mampu untuk menganalisa pengelolaan berita pada
Bagian Humas dan Protokol di Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan agar
menjadi lebih baik dimasa yang akan datang.
Dari uraian diatas maka penulis tertarik untuk menyusun Laporan
Praktek Kerja Lapangan ini dengan judul “Peran Humas dalam
Mengelola Informasi dan Berita Di Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera
Selatan (Studi pada Kantor DPRD Provinsi
Sumatera Selatan)”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
uraian latar belakang diatas,maka penulis dapat merumuskan permasalahan yang
ada yaitu :
1.
Bagaimana cara
Bagian Humas dalam mengelola informasi
dan berita yang masuk ke DPRD Provinsi Sumatera Selatan?
2.
Masalah-masalah
apa saja yang dihadapi saat mengelola informasi dan berita yang masuk?
1.3 Tujuan
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan terdapat beberapa tujuan
diantaranya sebagai berikut :
1.
Sebagai salah
satu syarat pendidikan yang ditempuh di STIA&P ADS Palembang.
2.
Mengetahui
keadaan kerja yang sesungguhnya.
3.
Mempraktekkan
secara langsung dengan keterampilan yang dimiliki dan didapat dari bangku
kuliah di suatu instansi atau perusahaan.
4.
Mencari
pengalaman baru yang belum pernah di dapat di bangku kuliah.
5.
Dapat belajar
beradaptasi dan berkomunikasi dengan sekelompok orang yang sudah berpengalaman
di dunia kerja.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Sejarah Singkat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya dilantik anggota
DPRD Tingkat I Sumatera Selatan yang bertempat di Tapak Tuan, yang
anggota-anggotanya berasal dari masing-masing sub Provinsi terdahulu. Dengan
Undang-Undang No. 24/1956 dibentuklah Provinsi Palembang di bekas Keresidenan
Palembang, dengan demikian Provinsi Sumatera Selatan otomatis menjadi
tersendiri dari Keresidenan Sumatera Selatan. Sebagai pelaksana Undang-Undang
No. 10/1974 dan Undang-Undang tertanggal 15 april 1948 tentang Penetapan
Komisariat Pemerintahan Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi
Peraturan Pemerintah No. 42/1948 maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur
Sumatera sehingga tugas-tugas tersebut diserahkan kepada pelaksananya.
Komisariat Pusat di Sumatera yang berkedudukan di Palembang dipimpin oleh Ketua
DPRD.
Sekertariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekertaris DPRD memegang peranan
yang sangat penting dan Strategis karena diangkat dan diberhentikan oleh
Keputusan Gubernur atas persetujuan DPRD.dalam alat kelengkapan DPRD, peranan
sekertaris DPRD adalah sebagai Sekertaris Badan Musyawarah bukan Anggota, Sekertaris
Badan Anggaran Bukan Anggota, Sekertaris Badan Kehormatan bukan anggota dalam
hal komunikasi dan Konsultasi Sekertaris DPRD berperan pula untuk berkonsultasi
dan komunikasi dalam suatu wahana Forum Komunikasi Pimpinan dan Sekertaris DPRD
se-Indonesia dan Forum Komunikasi dan Konsultasi Sekertariat DPRD
kabupaten/kota se-Sumatera Selatan.
Keanggotaan DPRD Provinsi Sumatera Selatan periode 2014-2019 terbentuk
berdasarkan hasil Pemilu Legislatif Tahun 2014. Dilantik atau diresmikan
tanggal 24 September 2014 dalam Rapat Paripurna Istimewa Pengambilan
Sumpah/Janji Anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatanhasil pemilu Legislatif 2014
yang tertuang dalam Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri RI No. 161.16.3572
Tahun 2014 tanggal 8 September 2014 tentang peresmian pemberhentian dan
pengangkatan Anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatan dan Surat Keputusan Menteri
Dalam Negeri RI No. 161.16.731 Tahun 2009 tanggal 9 Oktober 2009 tentang peresmian
pengangkatan Pimpinan Dewan Provinsi Sumatera Selatan.
Adapun Partai Politik Peserta Pemilihan Umum 2009 yang mendapatkan
kursi di DPRD ada 11 partai politik yang terdiri dari PDIP 13 kursi, Demokrat
11 kursi, Golkar 10 kursi, Gerindra 10 kursi, PAN 6 kursi, PKB 6 kursi, Hanura
5 kursi, Nasdem 5 kursi, PKS 5 kursi, PPP 2 kursi, dan PBB 2 kursi.
Klasifikasi Pendidikan Anggota Legislatif terpilih terdiri dari S3
berjumlah 3 orang, S2 berjumlah 26 orang, S1 berjumlah 41 orang, D3 berjumlah 2
orang, dan SMA Sederajat berjumlah 3 orang. Para Anggota DPRD terpilih tersebut
terdiri dari 62 orang laki-laki dan 13 orang perempuan, yang total keseluruhan
Anggota DPRD terpilih periode 2014-2019 berjumlah 75 orang.
2.2 Visi, Misi Tujuan, Sasaran dan Strategi Sekertariat
DPRD Provinsi Sumatera Selatan
2.2.1
Visi
Dalam menentukan langkah dan arah kebijakan suatu organisasi,
perlu memiliki Visi yang akan dicapai. Visi merupakan puncak sasaran yang ideal
dan harus dicapai oleh suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, maka
Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan merumuskan
pernyataan Visi sebagai berikut ;
|
“TERWUJUDNYA PELAYANAN SEKERTARIAT DEWAN
YANG PROFESIONAL TRANSPARAN DAN AKUNTABEL
DALAM MEMFASILITASI PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI
DPRD SUMATERA SELATAN”
|
Adapun penjelasan dari Visi tersebut adalah sebagai
berikut :
1.
“ Terwujudnya
Pelayanan Sekertariat Dewan” yang dimaksud
dalam visi ini mencerminkan cakupan pelayanan yang diberikan oleh Sekertariat
DPRD Provinsi Sumatera Selatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang
diembannya.
2.
“ Profesional”
yang dimaksud dalam Visi ini mencerminkan totalitas kerja dan pelayanan
berkualitas yang diberikan sejalan dengan tumbuh dan berkembangnya keahlian SDM
dalam jajaran Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan dalam melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya.
3.
“Transparan” yang dimaksud dalam Visi mencerminkan sikap dan perilaku jajaran
Sekertariat Provinsi Sumatera Selatan dalam melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya yang selalu terbuka, menjunjung tinggi kebenaran dan kejujuran.
4.
“Akuntabel” yang dimaksud dalam Visi ini
mencerminkan etika jajaran Sekertariat Dewan dalam melaksanakan tugas pokok dan
fungsinya sengan selalu menjunjung tinggi tanggung jawab sesuai dengan
peraturan perundang-undangan.
5. “Dalam Melayani Pimpinan dan Anggota, DPRD Provinsi
Sumatera Selatan” yang dimaksud dalam Visi ini
mencerminkan kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi Sekertaris DPRD yang selalu
berorientasi memberikan Pelayanan Pimpinan dan Anggota DPRD untuk menunjang
kelancaran dan efektivitas pelaksanaan fungsi, hak dan kewajiban DPRD sebagai
lembaga perwakilan rakyat daerah.
2.2.2
Misi
|
1. PELAYANAN PRIMA
2. KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK
TERHADAP TUGAS DAN FUNGSI DPRD
|
Penjelasan dari Misi tersebut adalah sebagai
berikut :
1.
Bahwa dalam
periode 2013-2018akan diupayakan kegiatan-kegiatan menuju pada terwujudnya
peningkatan kualitas profesional SDM yang ditandai dengan :
ü Peningkatan SDM dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi kedewaan
sesuai dengan bidang tugas dalam Sekertariat Dewan.
ü Terjadinya peningkatan sikap dan perilaku SDM untuk bertanggung jawab
atas seluruh tugas dan fungsi kedewanan sesuai dengan bidang tugas dalam
Sekertariat Dewan.
2.
Bahwa dalam
Periode 2013-2018 akan diupayakan kegiatan-kegiatan menuju pada terwujudnya
optimalisasi pemanfaatan teknologi informasi guna memberikan pelayanan yang
cepat dan modern yang ditandai dengan :
ü Pengembangan dan optimalisasi penggunaan teknologi informasi dalam
memberikan pelayanan terhadap DPRD dengan penggunaan teknologi informasi dan
keterbukaan akses informasi bagi kalangan internal staf, DPRD dan publik.
ü Penguatan koordinasi dan komunikasi antar bagian dan sub bagian dalam
meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada DPRD.
ü Terjadinya peningkatan umpan balik atas pengembangan dan penggunaan
teknologi informasi, penguatan koordinasi dan komunikasi terhadap peningkatan
kualitas pelayanan yang diberikan oleh kalangan internal staf pimpinan dan
Anggota DPRD.
2.3 Tugas dan Fungsi Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera
Selatan
2.3.1
Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Daerah No. 14 Tahun 2013 tentang perubahan ketiga
atas Peraturan Daerah No. 7 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja
Sekertariat Daerah dan Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi
Sumatera Selatan dan Peraturran gubernur Sumatera Selatan No. 30 Tahun 2012
tentang perubahan kedua atas Peraturan Gubernur Sumatera Selatan No. 58 Tahun
2008 tentang Uraian Tugas dan fungsi Sekertariat Daerah Provinsi dan
Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan.
2.3.1.1 Tugas Pokok Sekertariat DPRD
Menyelenggarakan administrasi kesekertariatan,
administrasi keuangan, mendukung pelaksanakan tugas dan funsi DPRD, dan
menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yag diperlukan oleh DPRD sesuai
dengan kemampuan keuangan daerah.
2.3.1.2
Fungsi Sekertariat DPRD
1.
Penyelenggarakan
administrasi Kesekertariatan DPRD
2.
Penyelenggarakan
administrasi Keuangan DPRD
3.
Penyelenggarakan
rapat-rapat DPRD
4.
Penyediaan dan
pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan
oleh DPRD
2.4 Struktur Organisasi Sekertariat DPRD Provinsi
Sumatera Selatan
2.4.1
Pembagian Tugas di Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan
Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 tentang Uraian tugas
dan Fungsi Sekertariat Daerah Provinsi dan Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah Provinsi Sumatera Selatan, maka Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera
Selatan mempunyai struktur/susunan organisasi sebagai berikut :
1.
Sekertaris
DPRD Provinsi Sumatera Selatan
2.
Kepala Bagian
Umum, membawahi :
a.
Kepala Sub
Bagian Tata Usaha
b.
Kepala Sub
Bagian Perlengkapan
c.
Kepala Sub
Bagian Rumah Tangga
3.
Kepala Bagian
Persidangan dan Legislasi, membawahi :
a.
Kepala Sub
Bagian Persidangan
b.
Kepala Sub
Bagian Risalah
c.
Kepala Sub
Bagian Legislasi dan Hukum
4.
Kepala Bagian
Keuangan, membawahi :
a.
Kepala Sub
Bagian Anggaran
b.
Kepala Sub
Bagian Verifikasi dan Pembukuan
c.
Kepala Sub
Bagian Perbendaharaan
5.
Kepala Bagian
Humas dan Protokol, membawahi :
a.
Kepala Sub
Bagian Protokol dan Hubungan Antar Lembaga
b.
Kepala Sub
Bagian Informasi, Dokumentasi, dan Perpustakaan
c.
Kepala Sub
Bagian Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
2.4.1.1
Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Uraian tugas dan fungsi Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
Provinsi Sumatera Selatan :
1)
Sekertariat
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekertariat DPRD
merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD.
2)
Sekertariat
DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekertariatan,
administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan
menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
3)
Sekertariat
DPRD dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2)
menyelenggarakan fungsi :
a.
Penyelenggaraan
administrasi kesekertariatan DPRD
b.
Penyelenggaraan
aadministrasi keuangan DPRD
c.
Penyelenggaraan
rapat-rapat DPRD
d.
Penyediaan dan
pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
4)
Sekertariat
DPRD dipimpin oleh Sekertaris Dewan
5)
Sekertaris
Dewan secara teknis operasional berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD, dan secara administratif
bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekertaris Daerah. Sekertaris Dewan
Perwakilan Rakyat Daerah membawahi :
a.
Bagian Umum
b.
Bagian
Persidangan dan Legislasi
c.
Bagian
Keuangan
d.
Bagian
Hubungan Masyarakat dan Protokol
2.4.1.2
Tugas dan Fungsi Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan
Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 181-183, Bagian Umum
mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 181
Bagian Umum mempunyai tugas :
a.
Menyiapkan
fasilitas rapat-rapat dan acara peninjauan serta pertemuan
b.
Mengurus rumah
tangga, rumah-rumah jabatan, kantor/gendung Dewan, kendaraan dinas, barang
inventaris dan perlengkapan lainnya
c.
Melaksanakan
urusan tata usaha dan kepegawaian
d.
Mengatur
ketertiban dan keamanan kantor dan rumah jabatan serta tamu Dewan
e.
Mengatur dan
mempertanggungjawabkan penyediaan dan penggunaan bahan bakar minyak kendaraan
Dewan dan Sekertariat Dewan
f.
Mengkoordinir
pelayanan poliklinik
g.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
h.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 182
Untuk
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada pasal 181, Bagian Umum mempunyai
fungsi :
a.
Pelaksanaan
urusan tata usaha dan kepegawaian
b.
Pelaksanaan
urusan rumah tangga, mengurus rumah jabatan dan kantor/gedung
c.
Penyiapan
fasilitas rapat, acara peninjauan dan pertemuan
d.
Pelaksanaan
urusan barang inventaris, perlengkapan, kendaraan dan perawatan
e.
Pemeliharaan
dan pembinaan keamanan dan ketertiban kantor/gedung, rumah dinas, dan mess DPRD
f.
Perencanaan pengadaan/pembelian
barang kebutuhan Dewan dan Sekertariat Dewan
g.
Perencanaan
kebutuhan alat tulis kantor, barang cetakan, inventaris kantor, rumah dinas dan
mess DPRD
h.
Pengkoordinasian
pelayanan poliklinik
i.
Pelaporan
pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
j.
Pelaksanaan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 183
1) Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian Umum dalam urusan surat menyurat, kepegawaian, menata kearsipan
b.
Menerima,
mencatat, mengendalikan dan menyalurkan surat masuk/keluar yang berhubungan
dengan kegiatan Dewan dan Kesekretariatan
c.
Melaksanakan
penomoran, pentahiran dan penggandaan surat menyurat yang diperlukan dalam
kegiatan Dewan dan Kesekretariatan
d.
Mengirim
bahan-bahan kepada Pimpinan/Anggota Dewan dalam kegiatan dewan dan
Kesekretariatan
e.
Menyimpan,
menghimpun, dan memelihara semua surat yang berhubungan dengan kegiatan dewan
dan Kesekretariatan
f.
Menyiapkan dan
menyelesaikan tata usaha kepegawaian yang meliputi usul-usul pengangkatan,
kenaikan pangkat, kenaikan gaji, mutasi dan pemberhentian serta penempatan
calon pegawai dan pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai di lingkungan
Sekretariat DPRD
g.
Tata tertib dan disiplin pegawai
h.
Mengkoordinir
pelayanan poliklinik
i.
Mendata arsip
tata usaha DPRD dan Sekretariat DPRD
j.
Menyiapkan
usul/izin cuti Pimpinan/Anggota Dewan dan Pegawai Sekretariat DPRD
2)
Subbagian
Perlengkapan mempunyai tugas :
a.
Mebantu Kepala
Bagian Umum dalam urusan administrasi perlengkapan dan pengadaan barang dan jasa
b.
Merencanakan
dan merekap kebutuhan perralatan, perlengkapan, alat tulis kantor, barang
cetakan kantor untuk kebutuhan selama satu bulan, triwulan, dan satu tahun
sehingga persediaan dapat terpenuhi
c.
Menyusun,
meneliti dan mendata keadaan gedung kantor, mess dan rumah dinas DPRD Provinsi
Sumatera Selatan untuk direhab/dibangun pada tahun anggaran mendatang
d.
Menginventaris
barang-barang inventaris Sekretariat DPRD, rumah dinas dan mess guna ketertiban
administrasi barang inventaris
e.
Membuat
laporan triwulan dan tahunan keadaan barang-barang inventaris rumah dinas, mess
dan Sekretariat DPRD
f.
Menginventarisasi
dan mengusulkan barang-barang inventaris yang keadaannya rusak berat atau
lainnya untuk dihapuskan dari daftar inventaris guna menjaga ketertiban administrasi
barang
g.
Mengadakan
barang-barang kebutuhan rumah dinas, mess dan Sekretariat DPRD lainnya sesuai
dengan rencana kebutuhan yang telah ditetapkan guna memperlancar pelaksanaan
tugas
h.
Mengelola dan
menertibkan administrasi serta memelihara kendaraan dinas
i.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
j.
Melaksanakan
tus lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
3)
Subbagian
Rumah Tangga mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bidang Umum dalam urusan rumah tangga dinas, mess dan kantor
b.
Mengurus dan
menjaga kebersihan, ketertiban, keamanan kantor, mess dan rumah dinas DPRD
c.
Menata dan
merawat kantor, mess dan rumah dinas DPRD agar keindahan, kerapian dan
kebersihan terpelihara
d.
Menyiapkan
fasilitas sarana dan prasarana rapat-rapat dan pertemuan-pertemuan yang
diselenggarakan oleh DPRD dan Sekretariat
e.
Menyiapkan
fasilitas sarana dan prasarana di ruang kerja Pimpinan dan Sekertaris DPRD
f.
Menyediakan
kebutuhan rumah tangga kantor, mess dan rumah dinas DPRD
g.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
h.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
2.4.1.3
Tugas dan Fungsi Bagian Persidangan dan Risalah Sekretariat DPRD
Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan
Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 184-186, Bagian Persidangan
dan Risalah mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 184
Bagian persidangan
dan risalah mempunyai tugas :
a.
Menyiapkan
persidangan/rapat-rapat
b.
Memfasilitasi
penyiapan rapat-rapat alat kelengkapan Dewan seperti Rapat Pimpinan, Rapat
Panitia Musyawarah, Rapat Panitia Anggaran, Rapat Panitia Khusus, Rapat Komisi,
Rapat Gabungan Komisi, Rapat Badan Kehormatan, Rapat Kerja, Rapat Dengar
Pendapat, Rapat Gabungan Pimpinan, Rapat Panitia Legislasi
c.
Merekam, memcatat,
dan membuat risalah
d.
Menyiapkan
rancangan kepanitiaan yang dibentuk Dewan/Sekretariat Dewan
e.
Menyiapkan
Rancangan Keputusan Dewan/Pimpinan Dewan atau Produk Perundang-undangan Dewan
lainnya
f.
Mengkaji,
meneliti, mengevaluasi dan meyiapkan bahan dalam rangka pengesahan peraturan
daerah
g.
Mengikuti
perkembangan dan pembahasan setiap Rancangan Peraturan Daerah
h.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
i.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 185
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada
Pasal 184, Bagaimana Persidangan dan Risalah mempunyai tugas :
a.
Penyiapan
rencana kegiatan persidangan dan perencanaan peninjauan Dewan di dalam dan
keluar daerah, rencana pertemuan Dewan dengan masyarakat pada objek peninjauan
b.
Penyiapan
rapat-rapat yang dilaksanakan oleh Dewan, baik administrasi maupun tata
tempatnya
c.
Pelaksanaan
pembuatan catatan/risalah rapat-rapat yang diadakan oleh Dewan maupun
Sekretariat Dewan
d.
Pengkaji data,
penelitian permasalahan-permasalahan yang timbul atau dibahas oleh
masing-masing Komisi
e.
Perangkuman
pelaksanaan rapat-rapat Komisi
f.
Pelaporan
pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
g.
Pelaksanaan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 186
1)
Subbagian
Persidangan mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam menyiapkan undangan rapat dan
administrasi surat menyurat yang berkaitan dengan Rapat-Rapat Dewan,
Rapat-Rapat Komisi dan Rapat-Rapat Gabungan Komisi
b.
Mengurus dan melaksanakan
pencatatan yang berhubungan dengan kegiatan alat kelengkapan Dewan serta
kegiatan Kepanitiaan
c.
Membantu
menyiapkan rancangan dan penyusunan program kerja Pimpinan Dewan
d.
Menyiapkan
surat menyurat dalam hubungan dengan kegiatan Rapat Panitia Dewan dan alat
kelengkapan Dewan
e.
Menyiapkan
pelaksanaan Rapat Paripurna Istimewa, Rapat Paripurna Khusus, Rapat Paripurna,
Rapat Pimpinan, Rapat Panitia Musyawarah, Rapat Panitia Anggaran, Rapat Panitia
Legislasi, Rapat Komisi dan Rapat Gabungan Komisi
f.
Menyiapkan
bahan dan menyusun penjelasan acara Rapat Dewan
g.
Mengurus dan
menyiapkan surat-surat dan undangan rapat-rapat Dewan
h.
Mengumpulkan
dan menyiapkan serta mendistribusikan bahan-bahan yang diperlukan untuk
pembahasan Rapat Paripurna Dewan
i.
Menyusun
rancangan pembentukan panitia, menyiapkan bahan-bahan serta administrasi/surat
menyurat yang diperlukan panitia, serta ikut mendampingi kegiatan panitia yang
dibentuk oleh Dewan
j.
Menyusun
rencana jadwal kegiatan Dewan
k.
Menyiapkan dan
melaksanakan daftar hadir rapat/sidang
l.
Menyiapkan
bahan penyusunan acara perjalanan Pimpinan dan Anggota serta tamu DPRD
m.
Menyiapkan
bahan pelaksanaan upacara pelantikan-pelantikan Pimpinan, Anggota serta upacara
dan putusan-putusan lain yang diselenggarakan oleh Dewan
n.
Menyiapkan
bahan penyusunan laporan hasil peninjauan Anggota Dewan
o.
Menyiapkan
bahan untuk melayani kebutuhan Pimpinan dan Anggota DPRD pada waktu
penyelenggaraan rapat/sidang
p.
Penghimpun
laporan notulis komisi-komisi DPRD
q.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
r.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
2)
Subbagian
Risalah mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam merekam, mencatat, menyusun serta
membukukan risalah rapat-rapat Dewan
b.
Mengumpulkan,
mengurus, membuat dan melaksanakan penyajian risalah rapat Dewan
c.
Membuat
risalah rapat Panitia dan rapat Alat Kelengkapan Dewan
d.
Menyusun
Laporan Krgiatan Dewan dan Sekretariat (Laporan Triwulan, LKPJ Tahunan, AMJ 5
Tahunan, Penyelenggaraan Pemerintah Daerah)
e.
Menyusun
memori pelaksanaan tugas Dewan dan Sekretariat Dewan
f.
Membuat
risalah/kesimpulan rapat/catatan singkat rapat-rapat Komisi, rapat Paripurna
dan rapat/putusan lainnya
g.
Menyampaikan
hasil rapat/sidang kepada Anggota DPRD dan pihak-pihak yang berkepentingan
h.
Merekam dan
menyimpan pita rekaman hasil rapat/sidang DPRD
i.
Menyiapkan
bahan dalam rangka penyusunan risalah, ikhtisar, dan resume rapat/sidang yang
telah diselenggarakan oleh DPRD
j.
Menghimpun
bahan dalam rangka kegiatan-kegiatan rapat/sidang DPRD dan memelihara arsip
Bagian Persidangan dan Risalah
k.
Menyiapkan
bahan dalam rangka penyampaian masalah yang telah dirampungkan pembahasannya
oleh DPRD kepada Eksekutif/Sekretariat Daerah Provinsi untuk mendapat
penyelesaian lebih lanjut
l.
Melaksanakan
tata naskah/surat masuk-keluar pada Bagian Persidangan dan Risalah yang
memerlukan pengolahan lebih lanjut
m.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
n.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
3)
Subbagian
Hukum dan Perundang-undangan mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam menyiapkan proses pengolahan
produk-produk hukum dan mengumpulkan serta menghimpun peraturan
perundang-undangan yang berkaitan dengan kegiatan Dewan
b.
Menyiapkan bahan
dalam rangka pengolahan produk-produk hukum yang dibahas dalam rapat/sidang
DPRD untuk dijadikan dokumentasi
c.
Mengumpulkan
dan menghimpun data pengkajian peraturan perundang-undangan yang berkaitan
dengan kegiatan Dewan
d.
Melaksanakan
penelitian dan pengkajian terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang
berkaitan dengan kegiatan Dewan
e.
Mengajukan
saran atau pertimbangan serta laporan mengenai hasil analisa/penelitian dan
kajian perundang-undangan
f.
Menyiapkan
bahan dalam rangka pengelolaan produk-produk hukum yang dibahas rapat
komisi/sidang DPRD
g.
Menyiapkan
rancangan-rancangan produk Dewan (Keputusan Dewan/Pimpinan, memorandum,
kegiatan panitia)
h.
Menggandakan,
menyimpan, mengatur dan memelihara dokumentasi produk perundang-undangan Dewan
i.
Mengikuti pelaksanaan
kegiatan produk-produk Dewan
j.
Meneliti,
mengkaji Peraturan Dewan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku serta mengajukan saran atau pertimbangan mengenai hasil
analisis/pengkajian Peraturan Daerah tersebut untuk dibahas Dewan
k.
Menerima,
memelihara dan menyajikan data tentang peraturan perundang-undangan
l.
Membuat/menyusun
rancangan serta membukukan keputusan yang menjadi produk Dewan
m.
Mengumpulkan
dan menghimpun data tentang Peraturan Perundang-undangan Pusat dan Daerah mengenai
Dewan dan Sekretariat
n.
Menggandakan,
mengumpulkan dan mengelola data pengkajian perundang-undangan yang berhubungan
dengan tugas Dewan
o.
Menyusun bahan
dalam rangka pembahasan rancangan Peraturan Daerah oleh Dewan dan membantu
menyiapkan permohonan pengesahan produk-produk Dewan kepada pejabat berwenang
p.
Menyusun,
menyajikan saran atau pertimbangan serta laporan mengenai konsep produk Dewan
q.
Membuat
laporan pelakssanaan tugas kepada atasan langsung
r.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
2.4.1.4
Tugas dan Fungsi Bagian Keuangan Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera
Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008
Pasal 187-189, Bagian Keuangan mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 187
Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a.
Mengkoordinir
kegiatan penyusunan anggaran, pembinaan pembendaharaan, verifikasi, pembukuan
dan menyiapkan administrasi keuangan, permintaan SPD, SPP, SPM dan SP2D untuk
kegiatan SPRD dan Sekretariat
b.
Mengkoordinir pelaksanaan
penerimaan, penyimpanan dan pembayaran keuangan Dewan
c.
Mengkoordinir
pelaksanaan pembayaran gaji, uang lembur, dan tunjangan pegawai lainnya
d.
Memeriksan
surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan
e.
Mengkoordinir
penyiapan bahan laporan pengelolaan pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran
Dewan dan Sekretariat Dewan
f.
Menyusun dan
mengkoordinir Renstra dan LAKIP
g.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
h.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
Pasal 188
Untuk melaksanakan
tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 187, Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a.
Penyusunan
Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) untuk
keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD
b.
Pelaksanaan
segala kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, peruntukan dan penyelesaian
keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
c.
Penyelenggaraan
penyiapan bahan kebijakan perbendaharaan, belanja pegawai dan pengelolaan
administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
d.
Penyelenggaraan
pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian kebijakan administrasi
pengelolaan keuangan
e.
Penyelenggaraan
layanan administrasi perjalanan dinas
f.
Penyelenggaraan
penelaahan dan pengujian administrasi pengelolaan keuangan
g.
Pemberian
saran pertimbangan yang berkaitan dengan keuangan
h.
Penyusunan
laporan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
i.
Pelaporan
pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
j.
Pelaksanaan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 189
1)
Subbagian
Anggaran mempunyai tugas :
a.
Penyusunan dan
pengolahan rencana kerja anggaran (RKA dan DPA) DPRD dan Sekretariat DPRD
b.
Menyiapkan
Surat Permintaan Penyediaan Dana (SPD)
c.
Penyelenggaraan
koordinasi kegiatan penyusunan rencana dan perubahan anggaran DPRD dan
Sekretariat DPRD
d.
Menyiapkan
penyusunan rencana kerja dan penetapan kinerja tahunan
e.
Menyiapkan
penyusunan rencana strategis (renstra)
f.
Menyusun dan
mengusulkan rencana biaya perjalanan dinas Pimpinan, Anggota dan Sekretariat
DPRD
g.
Merencanakan,
mempersiapkan dan menyusun pertanggungjawaban administrasi keuangan perjalanan
dinas Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD
h.
Menginventarisir
dan mempersiapkan kunjungan kerja Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD
i.
Menginventarisir
administrasi keuangan perjalanan dinas yang telah dilaksanakan oleh Pimpinan,
Anggota dan Sekretariat DPRD guna bahan laporan pertanggungjawaban
j.
Membuat
laporan elaksanaan tugas kepada atasan langsung
k.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
2)
Subbagian
Verifikasi dan Pembukuan mempunyai tugas :
a. Meneliti administrasi keuangan dan administrasi permintaan SP2D
b. Melaksanakan dan mengendalikan administrasi keuangan
c. Melaksanakan pemeriksaan, penelaahan dan pengujian administrasi tanda
bukti pembayaran
d. Melayani dan memfasilitasi bahan kajian kebijakan administrasi keuangan
e. Melaksanakan pembukuan dan menyusun laporan pelaksanaan; pengelolaan
keuangan, ikhtisar realisasi SKPD, keuangan semesteran, prognosis realisasi
anggaran dan laporan keuangan akhir tahun
f. Membuat Laporan Kemajuan Kegiatan Keuangan Sekretariat DPRD
g. Menyiapkan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja pemerintah (LAKIP)
h. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
i.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
3)
Subbagian
Pembendaharaan mempunyai tugas :
a.
Menyiapkan dan
melaksanakan urusan belanja DPRD dan Pegawai Sekretariat DPRD
b.
Membuat Surat
Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM)
c.
Menyiapkan
daftar honorarium, daftar gaji dan tunjangan Pegawai Sekretariat DPRD
d.
Menyusun
daftar pembayaran uang refresentasi, uang paket dan tunjangan lainnya bagi
Pimpinan dan Anggota DPRD
e.
Mengurus
pembayaran gaji dan tunjangan lain-lain penghasilan pegawai Sekretariat DPRD
f.
Melaksanakan
cara pembayaran yang tertib dan teratur
g.
Menyusun dan
meneliti laporan pertanggungjawaban keuangan
h.
Menyiapkan dan
melaksanakan administrasi pembayaran
i.
Menyusun dan
mengolah data realisasi pembayaran
j.
Meyiapkan
bahan kajian kebijakan penyelenggaraan perbendaharaan
k.
Melaksanakan
koordinasi dan kerja sama pembinaan perbendaharaan
l.
Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan
langsung
m.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
2.4.1.5
Tugas dan Fungsi Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi
Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan
Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 190-192, Bagian Humas dan
Protokol mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 190
Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas memberikan
pelayanan administratif kepada anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatan,
khususnya dalam bidang Hubungan Masyarakat dan Protokol, mengolah perpustakaan,
dokumentasi, serta melayani aspirasi masyarakat yang ditujukan kepada DPRD.
Pasal 191
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 190,
Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas :
a.
Pengadaan,
penghimpunan, pendokumentasian data dan informasi kegiatan DPRD Provinsi
Sumatera Selatan.
b.
Pemfasilitasian
dan pemanduan kegiatan rapat-rapat, perjalanan dinas, dan pelaksanaan hubungan
antar lembaga.
c.
Pemberian
pelayanan dan menampung aspirasi masyarakat.
d.
Pelaporan
pelaksanaan tugas kepada atasan langsung.
e.
Pelaksanaan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Pasal
192
1)
Subbagian
Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian umas dan Protokol dalam menyampaikan informasi, dokumentasi, dan
perpustakaan.
b.
Mengadakan,
menghimpun, mengelola, menyusun, mendokumentasikan serta menyebarluaskan data
dan informasi baik dari DPRD Provinsi
Sumatera Selatan maupun masyarakat.
c.
Menyiapkan
bahan pemberitaan kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan untuk disebarluaskan
ke masyarakat.
d.
Melaksanakan
koordinasi pengelolaan data/informasi dengan Lembaga Eksekutif, Yudikatif,
Legislatif dan lembaga informasi yang ada di masyarakat.
e.
Melayani,
menghubungi, dan membina hubungan dengan wartawan.
f.
Mengumpulkan
kliping cetak at s kasus yang memerlukan perhatian Dewan untuk dibahas
Komisi/Fraksi.
g.
Mengumpulkan,
menghimpun, menyimpan, mengatur, dan memelihara bahan dokumentasi yang
menyangkut kegiatan Dewan.
h.
Mengumpulkan
informasi kegiatan-kegiatan DPRD dari penerbitan mass media dan media
elektronik untuk didokumentasikan dan disiarkan setelah disetujui Sekertaris
DPRD.
i.
Merekam
dan memvisualisasikan kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan seperti kegiatan
rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan, Sekertariat
DPRD baik di daerah atau keluar daerah.
j.
Menyusun
dan memelihara berkas biodata Anggota Dewan.
k.
Mengumpulkan
dan mempelajari materi penerbitan-penerbitan mass media baik cetak maupun
elektronik tentang kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan dan Sekertariat DPRD
Provinsi Sumatera Selatan untuk bahan kerja pimpinan.
l.
Menyiapkan
penerbitan secara berkala.
m.
Menghimpun,
menyusun, mengelola, memelihara dan menggandakan produk perundang-undangan,
buku, surat, foto, risalah, majalah yang ada di Perpustakaan baik kegiatan DPRD
Provinsi Sumatera Selatan maupun tentang masyarakat.
n.
Melayani
peminjaman buku Perpustakaan.
o.
Melaksanakan
pengadaan buku-buku perpustakaan.
p.
Mendistribusikan
produk perundang-undangan, buku, surat, foto, risalah, majalah kegiatan DPRD
Provinsi Sumatera Selatan atau masyarakat kepada pihak yang berwenang.
q.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepad atasan langsung.
r.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
2)
Subbagian
Protokol dan Hubungan Antar Lembaga mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian Humas dan Protokol mengatur hubungan antar lembaga.
b.
Memfasilitasi,
menyiapkan, mengatur, menyelenggarakan dan membuat laporan kegiatan, upacara,
perjalanan dinas dan kegiatan keprotokolan yang dilaksanakan oleh DPRD Provinsi
Sumatera Selatan, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan serta Sekertariat, DPRD Provinsi
Sumatera Selatan.
c.
Menyiapkan
sarana prasarana dan mengikuti perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota Dewan
serta Sekretariat Dewan.
d.
Memandu
keprotokolan dan perjalanan dinas.
e.
Mengadakan
hubungan kerja sama dengan instansi dan dinas bersangkutan dalam rangka
kegiatan keprotokolan.
f.
Mengadakan
kerja sama dengan lembaga publik dan lembaga informasi guna untuk
mengkonfirmasikan pemberitaan tentang kegiatan dewan.
g.
Mengatur
ketertiban penerimaan tamu Dewan dan kegiatan keprotokolan, serta mengurus
perjalanan.
h.
Memandu
acara Rapat Paripurna, Rapat Paripurna Istimewa, Rapat Pembukaan dan Penutupan
Masa Persidangan serta Upacara Resmi DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
i.
Menyiapkan
tanda kenang-kenangan yang diperlukan.
j.
Menyiapkan
kegiatan-kegiatan keprotokolan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
k.
Memonitoring
kegiatan-kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
l.
Menyusun
laporan khusus kegiatan Pimpinan Dewan.
m.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung.
n.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
3)
Subbagian
Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat mempunyai tugas :
a.
Membantu
Kepala Bagian Humas dan Protokol dalam pelayanan terhadap masyarakat.
b.
Menyiapkan,
mencatat, mengatur kegiatan penyampaian aspirasi masyarakat baik unjuk rasa
maupun melalui surat kepada DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
c.
Memonitoring,
menghimpun, mendokumentasikan dan mencatat pengaduan masyarakat yang
menyampaikan permasalahan kepada DPRD Provinsi Sumatera Selatan baik secara
tertulis atau media cetak dan elektronik.
d.
Menghubungi
dan mengkoordinasikan dengan Dinas, Instansi, Lembaga terkait atas pengaduan
masyarakat baik unjuk ras maupun melalui tertulis.
e.
Menyalurkan
tindak lanjut usul, pendapatan dan aspirasi masyarakat kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.
f.
Membuat
laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung.
g.
Melaksanakan
tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
2.5 Hubungan Masyarakat (Humas)
Keberlangsungan organisasi sangat dipengaruhi
oleh berbagai faktor, baik dari sisi internal organisasi tersebut maupun juga
dari sisi eksternal yaitu lingkungan yang berada di sekitar organisasi itu
sendiri. Dengan kata lain, akan ada sebuah proses integritas antara sub-sub
dalam organisasi serta dipengaruhi oleh lingkungan sekitarnya.
Hubungan masyarakat atau
sering disingkat humas adalah praktek mengelola penyebaran informasi
antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas juga biasa disebut dengan
suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan/
perusahaan dengan publiknya,atau usaha untuk mewujudkan opini publik yang
favourable.
Sesuai
dengan teori yang paling sederhana, para ahli berpendapat bahwa definisi atau
pengertian humas/ public relation yaitu “Fungsi manajemen yang (a) menilai
sikap publik, (b) mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorng atau
organisasi demi kepentingan publik, serta (c) merencanakan dan melakukan suatu
program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari
publiknya” (Scott M. Cutlip dan Allen H. Center)
“Membantu
organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungka. Usaha
organisasi untuk memperoleh kerja sama dari sekelompok orang. Membantu organisasi berinteraksi secara
efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.” (The Public Relations Society of America)
“Fungsi
manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan
lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan
dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini
publik diantara mereka.” (International
Public Relations Association/IPRA)
“Proses
yang berkelanjutan dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh itikad baik dan
penegertian dari langgananya , pegawai dan publik umumnya; kedalam dengan
mengadakan analisis dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan
mengadakan pernyataan-pernyataan” (J.C
Seidel)
“Kelanjutan
proses penetapan kebijakan, penentuan pelayanan, dan sikap yang disesuaikan
dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu
memperoleh kepercayaan dan itikad baik dari mereka. Pelaksanaan kebijakan,
pelayanan, dan sikap untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang
sebaik-baiknya.” (W. Emerson
Reck), dll
Ruslan (2010:22-23) menjabarkan adapun Ruang lingkup tugas Public Relations
dalam sebuah ornganisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut
:
a. Membina hubungan ke dalam (publik internal)
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari
unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu
mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di
dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi.
b. Membina hubungan ke luar (publik eksternal)
Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat).
Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga
yang diwakilnya.
Menurut Effendy (2006:107) publik sasaran dari kegiatan humas terbagi menjadi dua jenis kelompok besar, yakni publik intern dan publik ekstern. Penjelasannya adalah sebagai berikut :
1)
Hubungan dengan publik
intern
Publik intern sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang yang bergiat
di dalam organisasi (perusahaan, instansi, lembaga, badan, dan sebagainya) dan
yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban
tertentu.
2) Hubungan dengan publik ekstern
Publik ekstern sebagai sasaran kegiatan humas terdiri atas orang-orang atau anggota-anggota masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi.
Publik ekstern sebagai sasaran kegiatan humas terdiri atas orang-orang atau anggota-anggota masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi.
Sebagai
sebuah profesi seorang humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi,
mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat
akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi.
Tujuan Humas adalah mewujudkan hubungan yang harmonis, atau menciptakan opini
publik yang favourable baik internal maupun eksternal.
a.
Hubungan
Internal antara lain :
1.
Hubungan
dengan karyawan
2.
Hubungan
dengan buruh
3.
Hubungan
dengan keluarga pegawai
4.
Hubungan
dengan pemegang saham
b.
Hubungan
Eksternal antara lain :
1.
Hubungan
dengan Pers
2.
Hubungan
dengan Masyarakat
3.
Hubungan
dengan Pemerintah
Kegiatan Humas adalah segala upaya yang mencakup penyebarluasan
informasi, mensinkronisasikan antar kegiatan untuk penyamaan persepsi,
mengadakan penilaian terhadap opini masyarakat, melakukan persuasif, ntuk
meningkatkan partisipasi.
Dari pengertian
tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa hubungan masyarakat merupakan suatu
kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling
pengertian dan citra yang baik dari publik. Sasaran hubungan masyarakat adalah
menciptakan opini publik yang menguntungkan semua pihak (lembaga pendidikan
islam dan masyarakat)
2.5.1
Humas dalam
Pemerintahan
Humas pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di
institusi pemerintah dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan
kebijakan-kebijakan mereka. Memberi informasi secara teratur tentang
rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada
masyarakat tentang peraturan dan perundang-undangan dan segala sesuatunya yang
berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Selain keluar, humas pemerintahan
dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para
pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi
masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan
dilaksanakan, ataupun yang sedang diusulkan.
Seiring dengan tuntutan transparansi dari masyarakat luas sebagai publik
pemerintahan, manfaat humas dalam penyelenggaraan pemerintahan secara umum
telah diterima sejak lama.bahkan beberapa kalangan mengatakan pemanfaatan humas
oleh pemerintahan mendahului penggunaannya oleh nonpemerintahan, humas dalam
pemerintahan dan politik tidak dapat dilepaskan dari opini publik.
2.6 Peran Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol dalam
Mengelola Informasi dan Berita
Bagian
Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari 3 sub bagian yang masing-masing
memiliki tugas dan produk antara lain sebagai berikut :
2.
Sub Bagian
Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan, terdiri dari :
a.
File
dokumentasi / pemberitaan kegiatan DPRD
b.
File data /
Informasi Lembaga Eksekutif, Yudikatif, Legislatif dan lembaga Informasi yang
ada di msyarakat
c.
File Kliping
cetak / kasus yang memerlukan perhatian Dewan
d.
File
Dokumentasi menyangkut kegiatan Dewan
e.
File rekaman /
visualisasi kegiatan DPRD (kegiatan rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD,
Fraksi, Komisi, Kepanitiaan dan Sekretariat DPRD di daerah atau keluar daerah)
f.
File Selayang
Pandang dan Biodata Anggota Dewan
3.
Sub Bagian
Protokol dan H.A.L, terdiri dari :
a.
File laporan
kegiatan, upacara, perjalanan dinas dan keprotokolan
b.
File informasi
kelembagaan
c.
File pemberitaan
4.
Sub Bagian
Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat, terdiri dari :
a.
File
penyampaian aspirsi masyarakat unjuk rasa / tertulis
b.
File
penyampaian tindak langsung aspirasi
c.
File
dokumentasi laporan aspirasi
2.6.1
Cara Pengelolaan Informasi dan Berita
1.
File Kliping
Cetak
File kliping
cetak merupakan salah satu produk media cetak yang dihasilkan Bagian Hubungan
Masyarakat dan Protokol khususnya Sub Bagian Informasi. Dokumentasi dan
Perpustakaan yang mencakup segala jenis kegiatan yang sedang terjadi di lingkungan DPRD
Provinsi Sumatera Selatan. Langkah awal yang harus dilakukan dalam pembuatan
dan pengelolaan kliping cetak ini yaitu sebagai berikut :
a.
Setiap pagi
penulis harus mengambil koran-koran langganan di meja yang telah disediakan
sebagai tempat koran-koran tersebut disusun sesuai dengan jenisnya (jika
terbentur dengan hari libur kerja maka koran-koran tersebut tetap dikumpulkan
sesuai tanggal dan hari terbit dan tetap di kliping saat mulai masuk kerja
kembali)
b.
Koran-koran
tersebut di necis per jenis agar tidak tercecer, tercampur dengan koran-koran
lainnya serta memudahkan penulis dalam proses kliping
c.
Penulis mulai
mencari dan mengumpulkan informasi dan berita yang menyangkut segala jenis
kegiatan yang sedang terjadi di lingkungan DPRD Provinsi Sumatera Selatan termasuk
kegiatan perjalanan dinas Dewan
d.
Mengambil
kertas kliping yang telah di tentukan, mengisi kolom hari, tanggal, bulan,
tahun, jenis koran dan halaman dimana penulis menemukan berita tersebut
e.
Menempelkan
berita-berita tersebut ke atas kertas tadi
f.
Setelah semua
tertempel rapi, selanjutnya penulis menambahkan sampul depan kliping yang telah
ditentukan
g.
Setelah semua
selesai, selanjutnya kliping tersebut di gandakan dan dibagikan ke setiap
bagian dengan rincian sebagai berikut :
|
No.
|
Pembagian Kliping Cetak
|
Jumlah Kliping
|
|
1.
|
Ruangan Ketua DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
1 Buah
|
|
2.
|
TU Ketua DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
1 Buah
|
|
3.
|
Ruang Wakil Ketua I DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
2 Buah
|
|
4.
|
Ruang Wakil Ketua II DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
1 Buah
|
|
5.
|
Ruang Wakil Ketua III DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
1 Buah
|
|
6.
|
Ruang Sekertaris Dewan DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
1 Buah
|
|
7.
|
Komisi I-V DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
5 Buah
|
|
8.
|
Fraksi Gerindra
|
1 Buah
|
|
9.
|
Fraksi PKS
|
3 Buah
|
|
10.
|
Kepala Bagian Humas dan Protokol
|
1 Buah
|
|
11.
|
Kasubbag Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan
|
1 Buah
|
|
12.
|
Kasubbag Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
|
1 Buah
|
|
13.
|
Ruang Audio Visual Humas dan Protokol
|
1 Buah
|
|
14.
|
Media Center DPRD Provinsi Sumatera Selatan
|
1 Buah
|
|
Total
|
21 Buah
|
|
Tabel 1 :
Kliping
h.
Kliping yang asli
di arsipkan ke dalam map
i.
Jika ada
diantara ruangan diatas tidak terbuka / terkunci maka kelebihannya di taruh di
kardus di bawah meja
j.
Koran-koran
yang telah di kliping di ikat menjadi satu dan disimpan di tempat / meja kosong
sebagai arsip
2.
Media Audio
Visual
Bagian Media Audio Visual berfungsi merekam segala kegiatan
rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan dan
Sekretariat DPRD di daerah atau keluar daerah. Bagian yang dibawahi oleh Sub
Bagian Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan ini mengelolah informasi dan
berita yang terjadi di lingkungan DPRD Provinsi Sumatera Selatan dengan cara
sebagai berikut :
a.
Bagian ini
mulai bertugas menghimpun segala informasi dan berita jika telah ada laporan
kegiatan masuk yang dilakukan seperti kegiatan rapat-rapat, peninjauan anggota
DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan dan Sekretariat DPRD baik di lingkungan DPRD,
di daerah maupun keluar daerah
b.
Selanjutnya
bagian media audio visual ini merekam, mengedit, mencetak, menggandakan file
dan menyimpannya ke dalam CD, album foto, kaset, ataupun memori agar tidak
hilang
c.
File-file yang
dianggap penting akan di cetak, di publikasikan ke media internet dan di
laporkan kepada atasan
d.
Setelah
file-file tersebut di simpan ke dalam CD, album foto, kaset ataupun memori
selanjutnya file tersebut disimpan ke dalam rak-rak yang telah disediakan di
bagian perpustakaan sebagai arsip
3.
Fax dan
Undangan
Fax dan Undangan adalah dua informasi dan berita yang di dapat dari
luar DPRD Provinsi Sumatera Selatan yang perlu disampaikan kepada beberapa
bagian dan disimpan sebagai arsip. Biasanya berupa undangan untuk menghadiri
sebuah acara atau rapat / diskusi bersama yang ditujukan kepada Ketua DPRD
Provinsi Sumatera Selatan dan Komisi-Komisi. Berikut cara Bagian Hubungan
Masyarakat dan Protokol mengelolah Fax dan Undangan yang masuk :
Ø Pengelolaan Fax Masuk
a.
Bagian Humas
dan Protokol menerima Fax dari berbagai instansi di luar DPRD Provinsi Sumatera
Selatan
b.
Setelah fax
diterima, penulis di minta untuk menuliskannya ke dalam buku agenda fax masuk
yang telah disediakan
c.
Selanjutnya
penulis di minta untuk menggandakan fax tersebut sebanyak lima kali dan di
bagikan kepada beberapa bagian dengan rincian sebagai berikut :
|
No.
|
Pembagian Fax
|
Jumlah
|
|
1.
|
Kepala Bagian Humas dan Protokol
|
1 Buah
|
|
2.
|
Kasubbag Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan
|
1 Buah
|
|
3.
|
Kasubbag Protokol dan H.A.L
|
1 Buah
|
|
4.
|
Kasubbag Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
|
1 Buah
|
|
5.
|
Arsip
|
1 Buah
|
|
Total
|
5 Buah
|
|
|
|
||
|
Tabel 2 : Fax
|
||
d.
Sementara itu
fax yang asli akan diserahkan kepada bagian TU dengan meminta tanda terima
terlebih dahulu
Ø Pengelolaan Undangan Masuk
a.
Bagian
Hubungan Masyarakat dan Protokol menerima undangan dari bagian TU
b.
Setelah
undangan diterima penulis di minta untuk menuliskannya ke dalam buku agenda
surat masuk / keluar
c.
Selanjutnya
penulis diminta untuk menggandakan undangan tersebut sebanyak lima kali dan
dibagikan kepada beberapa bagian dengan rincian sebagai berikut :
|
No.
|
Pembagian Undangan
|
Jumlah
|
|
1.
|
Kepala Bagian Humas dan Protokol
|
1 Buah
|
|
2.
|
Kasubbag Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan
|
1 Buah
|
|
3.
|
Kasubbag Protokol dan H.A.L
|
1 Buah
|
|
4.
|
Kasubbag Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
|
1 Buah
|
|
5.
|
Sekertaris Kasubbag Protokol dan H.A.L
|
1 Buah
|
|
Total
|
5 Buah
|
|
|
|
||
|
Tabel 3 : Undangan
d.
Sementara
itu Undangan yang asli akan disimpan ke dalam sebuah map sebagai arsip
|
||
|
|
||
2.6.2
Masalah-Masalah yang Dihadapi Saat Mengelola Informasi dan Berita yang
Masuk
Selama pelaksanaan tugas dan berdasarkan uraian cara Bagian Hubungan Masyarakat dan
Protokol mengelola informasi dan berita yang masuk diatas penulis menghadapi
beberapa masalah saat melaksanakan tugas yang diberikan oleh pegawai
Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan, yaitu sebagai berikut :
1.
Beberapa kali
terbentur stok kertas Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol habis sehingga
proses kliping cetak terkendala beberapa saat
2.
Mesin fotocopy
Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol di pinjam beberapa hari saat pembukaan
sebuah acara di PSCC beberapa waktu lalu sehingga proses kliping terkendala
sangat lama dan harus meminjam mesin fotocopy ke bagian lain seperti Bagian TU,
Bagian Persidangan, Bagian Keuangan, dan Bagian Perlengkapan
3.
Penyampaian
informasi yang terkesan kurang maksimal dan tersendat-sendat seperti saat
pembuatan Undangan sebuah acara yang akan dilaksanakan di Gedung DPRD Provinsi
Sumatera Selatan beberapa waktu lalu sehingga harus beberapa kali mengalami
perubahan pada undangan tersebut
4.
Tersendatnya
laporan kegiatan daerah dan luar daerah anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatan
mempengaruhi tugas bagian Media Audio Visual dan bagian lainnya dalam
menyampaikan informasi dan berita
BAB III
PENUTUP
3.1
Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan diatas penulis dapat menyimpulkan
bahwa sebenarnya tata cara yang dilakukan oleh Bagian Hubungan Masyarakat dan
Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan telah maksimal namun masih
ada beberapa kendala yang mau tidak mau harus dihadapi oleh para pegawainya.
Namun demikian dengan bersama-sama bekerja sama dan mengkoreksi
kesalahan-kesalahan yang telah pernah terjadi dapat menjadi motivasi dan acuan
untuk lebih baik lagi di masa yang akan datang, mengingat bahwa tidak ada yang
sempurna di dunia ini selain Tuhan Yang Maha Esa.
Berdasarkan uraian Laporan Praktek Kerja Lapangan ini maka dapat
disimpulkan bahwa :
1.
Teori-teori
yang telah diajarkan saat di perkuliahan ternyata banyak yang diterapkan pada
saat praktek kerja lapangan
2.
Tidak
semua teori dalam perkuliahan digunakan saat melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan, hanya beberapa saja yang digunakan yaitu praktek perkantoran,
pengarsipan, pengaplikasian komputer dan surat menyurat, serta komunikasi yang
baik
3.
Ketika
mengalami kendala dalam melaksanakan praktek kerja lapangan tersebut, maka
penulis harus bertanya pada karyawan lain yang lebih mengerti agar pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik
4.
Dalam
dunia kerja diperlukan tanggung jawab, ketelitian, kesabaran yang tinggi atas
semua pekerjaan yang dikerjakan
5.
Disiplin
dalam mengikuti peraturan bekerja dan disiplin waktu menjadi tanggung jawab
kita agar tugas-tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat
waktu
3.2
Saran
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada Kantor Sekretariat
DPRD Provinsi Sumatera Selatan mengetahui proses kerja sesungguhnya, penulis
memiliki beberapa saran kompetensi sebagai berikut :
a.
Bagi
STIA&P ADS Palembang
Agar
selama pelaksanaan PKL, semua Mahasiswa yang sedang menjalankan Praktek Kerja
Lapangan tersebut dapat dipantau oleh para dosen yang bersangkutan. Jadi
kemampuan dan keterampilannya dapat dinilai oleh para Dosen dikarenakan juga
PKL masih masuk ke dalam daftar mata kuliah Semester VI
DAFTAR PUSTAKA
1.
Buku
Laporan Tugas Akhir dari STIA&P ADS Palembang
2.
Idrus,
Zulkarnain. 2014. Hubungan Masyarakat. Palembang
3.
Kepala
Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera
Selatan
4.
Kepala
Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
5.
Pegawai
dan Staf Bagian Hubungan Masyarakat dan
Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
6.
www.google.com
