Sabtu, 31 Oktober 2015

PERAN HUMAS DALAM MENGELOLA INFORMASI DAN BERITA DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSISUMATERA SELATAN (Studi pada Kantor DPRD Provinsi Sumatera Selatan)

LAPORAN PKL
Oleh :
MERINA ASTUTI
10.12.019







PROGRAM STUDI ADMINISTRASI NEGARA
SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI DAN PEMERINTAHAN
ANNISA DWI SALFARIZI
2015


BAB I
PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang
                   Dalam reformasi baik pada pemerintah pusat maupun pemerintah daerah merupakan suatu kebutuhan upaya mewujudkan sistem pemerintahan yang baik. Reformasi pada tatanan Pemerintah Daerah diarahkan untuk mewujudkan implementasi otonomi daerah dengan tujuan meningkatkan pelayanan dan kesejahteraan masyarakat, demokrasi, keadilan, dan pemerataan melalui pemberdayaan masyarakat, menumbuhkan prakarsa dan kreatifitas serta meningkatkan peran serta masyarakat dalam pembangunan. Salah satu agenda reformasi birokrasi diatas, dalam rangka meningkatkan akses pelayanan masyarakat dan merupakan program pembangunan nasional adalah menciptakan tata pemerintahan yang bersih dan berwibawa. Untuk itu diperlukan langkah-langkah kebijakan yang terarah pada perubahan penataan kelembagaan dan sistem ke tatalaksanaan ini, diantaranya adalah menciptakan sistem administrasi pendukung, pengelolaan informasi dan berita yang efektif dan efisien, yang bertujuan untuk menginformasikan ke setiap bagian tentang apa saja yang tengah terjadi dalam organisasi tersebut dan tindakan apa saja yang harus dilakukan agar terciptanya kesejahteraan masyarakat, kehidupan bangsa serta menyelenggarakan administrasi pemerintahan.
Manusia termasuk makhluk sosial yang tidak dapat hidup sendiri atau makhluk yang selalu hidup bermasyarakat. Sebagai makhluk sosial manusia selalu berhubungan antara yang satu dengan yang lain untuk melakukan banyak hal. Misalnya melakukan hubungan kerja sama, diskusi, belajar, berdagang, dan lainnya. Jadi setiap manusia senantiasa melakukan komunikasi dalam aktifitas sehari-hari.
Hubungan masyarakat dalam artinya yang modern mulai mendapatkan tempat yang layak di dalam banyak perusahaan di Indonesia, demikian pula instansi-instansi pemerintah. Ia belum lama dikenal di Indonesia, dan banyak orang masih menganggap Humas ini suatu pekerjaan sepele. Anggapan ini merupakan suatu kekeliruan, karena di zaman modern setiap usaha untuk mencapai keberhasilan harus mendapatkan “goodwill” dari masyarakat. Untuk itu Humas memegang peranan penting sekali.
                 Sekretariat DPRD Provinsi merupakan unsur pelayanan terhadap Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, dipimpin oleh seorang Sekertaris yang bertanggung jawab kepada Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dan secara administratif dibina oleh Sekertaris Daerah. Salah satu bagian yang dibawahi oleh Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan ini adalah Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol yang memiliki fungsi utama yaitu menginformasikan, mendokumentasikan, mencatat, dan mengatur kegiatan apapun yang terjadi di lingkungan Kantor DPRD Provinsi Sumatera Selatan, baik menyangkut kegiatan anggota Dewan maupun masukan dan aspirasi masyarakat.
                 Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol ini juga memiliki tugas mendata, mencatat, mengelolah segala sesuatu yang menyangkut dengan perpustakaan. Salah satu produk yang dikeluarkan oleh bagian ini yaitu buku Selayang pandang yang berisi segala informasi mengenai Kantor DPRD Provinsi Sumatera Selatan, Profil para Anggota Dewan dan Partai yang ada di lingkungan Kantor DPRD Provinsi Sumatera Selatan, dll.
            Dalam hal ini penulis pun melihat bahwa masih adanya kekurangan dalam proses pengelolaan berita yang masuk dan merasa mampu untuk menganalisa pengelolaan berita pada Bagian Humas dan Protokol di Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan agar menjadi lebih baik dimasa yang akan datang.
Dari uraian diatas maka penulis tertarik untuk menyusun Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan judul “Peran Humas dalam Mengelola Informasi dan Berita Di Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan  (Studi pada Kantor DPRD Provinsi Sumatera Selatan)”.

1.2  Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas,maka penulis dapat merumuskan permasalahan yang ada yaitu :
1.      Bagaimana cara Bagian Humas dalam  mengelola informasi dan berita yang masuk ke DPRD Provinsi Sumatera Selatan?
2.      Masalah-masalah apa saja yang dihadapi saat mengelola informasi dan berita yang masuk?

1.3  Tujuan
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan terdapat beberapa tujuan diantaranya sebagai berikut :
1.      Sebagai salah satu syarat pendidikan yang ditempuh di STIA&P ADS Palembang.
2.      Mengetahui keadaan kerja yang sesungguhnya.
3.      Mempraktekkan secara langsung dengan keterampilan yang dimiliki dan didapat dari bangku kuliah di suatu instansi atau perusahaan.
4.      Mencari pengalaman baru yang belum pernah di dapat di bangku kuliah.
5.      Dapat belajar beradaptasi dan berkomunikasi dengan sekelompok orang yang sudah berpengalaman di dunia kerja.


BAB II
PEMBAHASAN

2.1  Sejarah Singkat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Pada tanggal 13 Desember 1948 untuk pertama kalinya dilantik anggota DPRD Tingkat I Sumatera Selatan yang bertempat di Tapak Tuan, yang anggota-anggotanya berasal dari masing-masing sub Provinsi terdahulu. Dengan Undang-Undang No. 24/1956 dibentuklah Provinsi Palembang di bekas Keresidenan Palembang, dengan demikian Provinsi Sumatera Selatan otomatis menjadi tersendiri dari Keresidenan Sumatera Selatan. Sebagai pelaksana Undang-Undang No. 10/1974 dan Undang-Undang tertanggal 15 april 1948 tentang Penetapan Komisariat Pemerintahan Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi Peraturan Pemerintah No. 42/1948 maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas-tugas tersebut diserahkan kepada pelaksananya. Komisariat Pusat di Sumatera yang berkedudukan di Palembang dipimpin oleh Ketua DPRD.
Sekertariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekertaris DPRD memegang peranan yang sangat penting dan Strategis karena diangkat dan diberhentikan oleh Keputusan Gubernur atas persetujuan DPRD.dalam alat kelengkapan DPRD, peranan sekertaris DPRD adalah sebagai Sekertaris Badan Musyawarah bukan Anggota, Sekertaris Badan Anggaran Bukan Anggota, Sekertaris Badan Kehormatan bukan anggota dalam hal komunikasi dan Konsultasi Sekertaris DPRD berperan pula untuk berkonsultasi dan komunikasi dalam suatu wahana Forum Komunikasi Pimpinan dan Sekertaris DPRD se-Indonesia dan Forum Komunikasi dan Konsultasi Sekertariat DPRD kabupaten/kota se-Sumatera Selatan.
Keanggotaan DPRD Provinsi Sumatera Selatan periode 2014-2019 terbentuk berdasarkan hasil Pemilu Legislatif Tahun 2014. Dilantik atau diresmikan tanggal 24 September 2014 dalam Rapat Paripurna Istimewa Pengambilan Sumpah/Janji Anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatanhasil pemilu Legislatif 2014 yang tertuang dalam Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri RI No. 161.16.3572 Tahun 2014 tanggal 8 September 2014 tentang peresmian pemberhentian dan pengangkatan Anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatan dan Surat Keputusan Menteri Dalam Negeri RI No. 161.16.731 Tahun 2009 tanggal 9 Oktober 2009 tentang peresmian pengangkatan Pimpinan Dewan Provinsi Sumatera Selatan.
Adapun Partai Politik Peserta Pemilihan Umum 2009 yang mendapatkan kursi di DPRD ada 11 partai politik yang terdiri dari PDIP 13 kursi, Demokrat 11 kursi, Golkar 10 kursi, Gerindra 10 kursi, PAN 6 kursi, PKB 6 kursi, Hanura 5 kursi, Nasdem 5 kursi, PKS 5 kursi, PPP 2 kursi, dan PBB 2 kursi.
Klasifikasi Pendidikan Anggota Legislatif terpilih terdiri dari S3 berjumlah 3 orang, S2 berjumlah 26 orang, S1 berjumlah 41 orang, D3 berjumlah 2 orang, dan SMA Sederajat berjumlah 3 orang. Para Anggota DPRD terpilih tersebut terdiri dari 62 orang laki-laki dan 13 orang perempuan, yang total keseluruhan Anggota DPRD terpilih periode 2014-2019 berjumlah 75 orang.


2.2  Visi, Misi Tujuan, Sasaran dan Strategi Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
2.2.1        Visi
Dalam menentukan langkah dan arah kebijakan suatu organisasi, perlu memiliki Visi yang akan dicapai. Visi merupakan puncak sasaran yang ideal dan harus dicapai oleh suatu organisasi. Berkaitan dengan hal tersebut, maka Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan merumuskan pernyataan Visi sebagai berikut ;
TERWUJUDNYA PELAYANAN SEKERTARIAT DEWAN
YANG PROFESIONAL TRANSPARAN DAN AKUNTABEL
DALAM MEMFASILITASI PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI
DPRD SUMATERA SELATAN”
 

            Adapun penjelasan dari Visi tersebut adalah sebagai berikut :
1.      “ Terwujudnya Pelayanan Sekertariat Dewan” yang dimaksud dalam visi ini mencerminkan cakupan pelayanan yang diberikan oleh Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi yang diembannya.
2.      “ Profesional” yang dimaksud dalam Visi ini mencerminkan totalitas kerja dan pelayanan berkualitas yang diberikan sejalan dengan tumbuh dan berkembangnya keahlian SDM dalam jajaran Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.
3.      “Transparan” yang dimaksud dalam Visi mencerminkan sikap dan perilaku jajaran Sekertariat Provinsi Sumatera Selatan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya yang selalu terbuka, menjunjung tinggi kebenaran dan kejujuran.
4.      “Akuntabel”  yang dimaksud dalam Visi ini mencerminkan etika jajaran Sekertariat Dewan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya sengan selalu menjunjung tinggi tanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
5.      “Dalam Melayani Pimpinan dan Anggota, DPRD Provinsi Sumatera Selatan” yang dimaksud dalam Visi ini mencerminkan kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi Sekertaris DPRD yang selalu berorientasi memberikan Pelayanan Pimpinan dan Anggota DPRD untuk menunjang kelancaran dan efektivitas pelaksanaan fungsi, hak dan kewajiban DPRD sebagai lembaga perwakilan rakyat daerah.

2.2.2        Misi
1.      PELAYANAN PRIMA
2.      KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK TERHADAP TUGAS DAN FUNGSI DPRD
Untuk mewujudkan Visi atau Tujuan Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan, maka terdapat 2 (dua) Misi atau sasaran kegiatan yang dijabarkan atau dirumuskan untuk dilaksanakan yaitu :

Penjelasan dari Misi tersebut adalah sebagai berikut :
1.      Bahwa dalam periode 2013-2018akan diupayakan kegiatan-kegiatan menuju pada terwujudnya peningkatan kualitas profesional SDM yang ditandai dengan :
ü  Peningkatan SDM dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi kedewaan sesuai dengan bidang tugas dalam Sekertariat Dewan.
ü  Terjadinya peningkatan sikap dan perilaku SDM untuk bertanggung jawab atas seluruh tugas dan fungsi kedewanan sesuai dengan bidang tugas dalam Sekertariat Dewan.
2.      Bahwa dalam Periode 2013-2018 akan diupayakan kegiatan-kegiatan menuju pada terwujudnya optimalisasi pemanfaatan teknologi informasi guna memberikan pelayanan yang cepat dan modern yang ditandai dengan :
ü  Pengembangan dan optimalisasi penggunaan teknologi informasi dalam memberikan pelayanan terhadap DPRD dengan penggunaan teknologi informasi dan keterbukaan akses informasi bagi kalangan internal staf, DPRD dan publik.
ü  Penguatan koordinasi dan komunikasi antar bagian dan sub bagian dalam meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan kepada DPRD.
ü  Terjadinya peningkatan umpan balik atas pengembangan dan penggunaan teknologi informasi, penguatan koordinasi dan komunikasi terhadap peningkatan kualitas pelayanan yang diberikan oleh kalangan internal staf pimpinan dan Anggota DPRD.
  
2.3  Tugas dan Fungsi Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
2.3.1        Tugas Pokok dan Fungsi
Berdasarkan Peraturan Daerah No. 14 Tahun 2013 tentang perubahan ketiga atas Peraturan Daerah No. 7 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekertariat Daerah dan Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan dan Peraturran gubernur Sumatera Selatan No. 30 Tahun 2012 tentang perubahan kedua atas Peraturan Gubernur Sumatera Selatan No. 58 Tahun 2008 tentang Uraian Tugas dan fungsi Sekertariat Daerah Provinsi dan Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan.

2.3.1.1  Tugas Pokok Sekertariat DPRD
Menyelenggarakan administrasi kesekertariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanakan tugas dan funsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yag diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

2.3.1.2  Fungsi Sekertariat DPRD
1.      Penyelenggarakan administrasi Kesekertariatan DPRD
2.      Penyelenggarakan administrasi Keuangan DPRD
3.      Penyelenggarakan rapat-rapat DPRD
4.      Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan  oleh DPRD

2.4  Struktur Organisasi Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan


 


2.4.1        Pembagian Tugas di Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 tentang Uraian tugas dan Fungsi Sekertariat Daerah Provinsi dan Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan, maka Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan mempunyai struktur/susunan organisasi sebagai berikut :
1.      Sekertaris DPRD Provinsi Sumatera Selatan
2.      Kepala Bagian Umum, membawahi :
a.       Kepala Sub Bagian Tata Usaha
b.      Kepala Sub Bagian Perlengkapan
c.       Kepala Sub Bagian Rumah Tangga
3.      Kepala Bagian Persidangan dan Legislasi, membawahi :
a.       Kepala Sub Bagian Persidangan
b.      Kepala Sub Bagian Risalah
c.       Kepala Sub Bagian Legislasi dan Hukum
4.      Kepala Bagian Keuangan, membawahi :
a.       Kepala Sub Bagian Anggaran
b.      Kepala Sub Bagian Verifikasi dan Pembukuan
c.       Kepala Sub Bagian Perbendaharaan
5.      Kepala Bagian Humas dan Protokol, membawahi :
a.       Kepala Sub Bagian Protokol dan Hubungan Antar Lembaga
b.      Kepala Sub Bagian Informasi, Dokumentasi, dan Perpustakaan
c.       Kepala Sub Bagian Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat

2.4.1.1  Tugas dan Fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Uraian tugas dan fungsi Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Selatan :
1)      Sekertariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekertariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD.
2)      Sekertariat DPRD mempunyai tugas menyelenggarakan administrasi kesekertariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
3)      Sekertariat DPRD dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menyelenggarakan fungsi :
a.       Penyelenggaraan administrasi kesekertariatan DPRD
b.      Penyelenggaraan aadministrasi keuangan DPRD
c.       Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD
d.      Penyediaan dan pengkoordinasian tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
4)      Sekertariat DPRD dipimpin oleh Sekertaris Dewan
5)      Sekertaris Dewan  secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD, dan secara administratif bertanggung jawab kepada Gubernur melalui Sekertaris Daerah. Sekertaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah membawahi :
a.       Bagian Umum
b.      Bagian Persidangan dan Legislasi
c.       Bagian Keuangan
d.      Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol

2.4.1.2  Tugas dan Fungsi Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 181-183, Bagian Umum mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 181
Bagian Umum mempunyai tugas :
a.       Menyiapkan fasilitas rapat-rapat dan acara peninjauan serta pertemuan
b.      Mengurus rumah tangga, rumah-rumah jabatan, kantor/gendung Dewan, kendaraan dinas, barang inventaris dan perlengkapan lainnya
c.       Melaksanakan urusan tata usaha dan kepegawaian
d.      Mengatur ketertiban dan keamanan kantor dan rumah jabatan serta tamu Dewan
e.       Mengatur dan mempertanggungjawabkan penyediaan dan penggunaan bahan bakar minyak kendaraan Dewan dan Sekertariat Dewan
f.       Mengkoordinir pelayanan poliklinik
g.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
h.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya


Pasal 182
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada pasal 181, Bagian Umum mempunyai fungsi :
a.       Pelaksanaan urusan tata usaha dan kepegawaian
b.      Pelaksanaan urusan rumah tangga, mengurus rumah jabatan dan kantor/gedung
c.       Penyiapan fasilitas rapat, acara peninjauan dan pertemuan
d.      Pelaksanaan urusan barang inventaris, perlengkapan, kendaraan dan perawatan
e.       Pemeliharaan dan pembinaan keamanan dan ketertiban kantor/gedung, rumah dinas, dan mess DPRD
f.       Perencanaan pengadaan/pembelian barang kebutuhan Dewan dan Sekertariat Dewan
g.      Perencanaan kebutuhan alat tulis kantor, barang cetakan, inventaris kantor, rumah dinas dan mess DPRD
h.      Pengkoordinasian pelayanan poliklinik
i.        Pelaporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
j.        Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
  
Pasal 183
1)      Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian Umum dalam urusan surat menyurat, kepegawaian, menata kearsipan
b.      Menerima, mencatat, mengendalikan dan menyalurkan surat masuk/keluar yang berhubungan dengan kegiatan Dewan dan Kesekretariatan
c.       Melaksanakan penomoran, pentahiran dan penggandaan surat menyurat yang diperlukan dalam kegiatan Dewan dan Kesekretariatan
d.      Mengirim bahan-bahan kepada Pimpinan/Anggota Dewan dalam kegiatan dewan dan Kesekretariatan
e.       Menyimpan, menghimpun, dan memelihara semua surat yang berhubungan dengan kegiatan dewan dan Kesekretariatan
f.       Menyiapkan dan menyelesaikan tata usaha kepegawaian yang meliputi usul-usul pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan gaji, mutasi dan pemberhentian serta penempatan calon pegawai dan pengangkatan calon pegawai menjadi pegawai di lingkungan Sekretariat DPRD
g.       Tata tertib dan disiplin pegawai
h.      Mengkoordinir pelayanan poliklinik
i.        Mendata arsip tata usaha DPRD dan Sekretariat DPRD
j.        Menyiapkan usul/izin cuti Pimpinan/Anggota Dewan dan Pegawai Sekretariat DPRD
2)      Subbagian Perlengkapan mempunyai tugas :
a.       Mebantu Kepala Bagian Umum dalam urusan administrasi perlengkapan dan pengadaan barang dan jasa
b.      Merencanakan dan merekap kebutuhan perralatan, perlengkapan, alat tulis kantor, barang cetakan kantor untuk kebutuhan selama satu bulan, triwulan, dan satu tahun sehingga persediaan dapat terpenuhi
c.       Menyusun, meneliti dan mendata keadaan gedung kantor, mess dan rumah dinas DPRD Provinsi Sumatera Selatan untuk direhab/dibangun pada tahun anggaran mendatang
d.      Menginventaris barang-barang inventaris Sekretariat DPRD, rumah dinas dan mess guna ketertiban administrasi barang inventaris
e.       Membuat laporan triwulan dan tahunan keadaan barang-barang inventaris rumah dinas, mess dan Sekretariat DPRD
f.       Menginventarisasi dan mengusulkan barang-barang inventaris yang keadaannya rusak berat atau lainnya untuk dihapuskan dari daftar inventaris guna menjaga ketertiban administrasi barang
g.      Mengadakan barang-barang kebutuhan rumah dinas, mess dan Sekretariat DPRD lainnya sesuai dengan rencana kebutuhan yang telah ditetapkan guna memperlancar pelaksanaan tugas
h.      Mengelola dan menertibkan administrasi serta memelihara kendaraan dinas
i.        Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
j.        Melaksanakan tus lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
3)      Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bidang Umum dalam urusan rumah tangga dinas, mess dan kantor
b.      Mengurus dan menjaga kebersihan, ketertiban, keamanan kantor, mess dan rumah dinas DPRD
c.       Menata dan merawat kantor, mess dan rumah dinas DPRD agar keindahan, kerapian dan kebersihan terpelihara
d.      Menyiapkan fasilitas sarana dan prasarana rapat-rapat dan pertemuan-pertemuan yang diselenggarakan oleh DPRD dan Sekretariat
e.       Menyiapkan fasilitas sarana dan prasarana di ruang kerja Pimpinan dan Sekertaris DPRD
f.       Menyediakan kebutuhan rumah tangga kantor, mess dan rumah dinas DPRD
g.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
h.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya

2.4.1.3  Tugas dan Fungsi Bagian Persidangan dan Risalah Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 184-186, Bagian Persidangan dan Risalah mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 184
Bagian persidangan dan risalah mempunyai tugas :
a.       Menyiapkan persidangan/rapat-rapat
b.      Memfasilitasi penyiapan rapat-rapat alat kelengkapan Dewan seperti Rapat Pimpinan, Rapat Panitia Musyawarah, Rapat Panitia Anggaran, Rapat Panitia Khusus, Rapat Komisi, Rapat Gabungan Komisi, Rapat Badan Kehormatan, Rapat Kerja, Rapat Dengar Pendapat, Rapat Gabungan Pimpinan, Rapat Panitia Legislasi
c.       Merekam, memcatat, dan membuat risalah
d.      Menyiapkan rancangan kepanitiaan yang dibentuk Dewan/Sekretariat Dewan
e.       Menyiapkan Rancangan Keputusan Dewan/Pimpinan Dewan atau Produk Perundang-undangan Dewan lainnya
f.       Mengkaji, meneliti, mengevaluasi dan meyiapkan bahan dalam rangka pengesahan peraturan daerah
g.      Mengikuti perkembangan dan pembahasan setiap Rancangan Peraturan Daerah
h.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
i.        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya

Pasal 185
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 184, Bagaimana Persidangan dan Risalah mempunyai tugas :
a.       Penyiapan rencana kegiatan persidangan dan perencanaan peninjauan Dewan di dalam dan keluar daerah, rencana pertemuan Dewan dengan masyarakat pada objek peninjauan
b.      Penyiapan rapat-rapat yang dilaksanakan oleh Dewan, baik administrasi maupun tata tempatnya
c.       Pelaksanaan pembuatan catatan/risalah rapat-rapat yang diadakan oleh Dewan maupun Sekretariat Dewan
d.      Pengkaji data, penelitian permasalahan-permasalahan yang timbul atau dibahas oleh masing-masing Komisi
e.       Perangkuman pelaksanaan rapat-rapat Komisi
f.       Pelaporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
g.      Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 186
1)      Subbagian Persidangan mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam menyiapkan undangan rapat dan administrasi surat menyurat yang berkaitan dengan Rapat-Rapat Dewan, Rapat-Rapat Komisi dan Rapat-Rapat Gabungan Komisi
b.      Mengurus dan melaksanakan pencatatan yang berhubungan dengan kegiatan alat kelengkapan Dewan serta kegiatan Kepanitiaan
c.       Membantu menyiapkan rancangan dan penyusunan program kerja Pimpinan Dewan
d.      Menyiapkan surat menyurat dalam hubungan dengan kegiatan Rapat Panitia Dewan dan alat kelengkapan Dewan
e.       Menyiapkan pelaksanaan Rapat Paripurna Istimewa, Rapat Paripurna Khusus, Rapat Paripurna, Rapat Pimpinan, Rapat Panitia Musyawarah, Rapat Panitia Anggaran, Rapat Panitia Legislasi, Rapat Komisi dan Rapat Gabungan Komisi
f.       Menyiapkan bahan dan menyusun penjelasan acara Rapat Dewan
g.      Mengurus dan menyiapkan surat-surat dan undangan rapat-rapat Dewan
h.      Mengumpulkan dan menyiapkan serta mendistribusikan bahan-bahan yang diperlukan untuk pembahasan Rapat Paripurna Dewan
i.        Menyusun rancangan pembentukan panitia, menyiapkan bahan-bahan serta administrasi/surat menyurat yang diperlukan panitia, serta ikut mendampingi kegiatan panitia yang dibentuk oleh Dewan
j.        Menyusun rencana jadwal kegiatan Dewan
k.      Menyiapkan dan melaksanakan daftar hadir rapat/sidang
l.        Menyiapkan bahan penyusunan acara perjalanan Pimpinan dan Anggota serta tamu DPRD
m.    Menyiapkan bahan pelaksanaan upacara pelantikan-pelantikan Pimpinan, Anggota serta upacara dan putusan-putusan lain yang diselenggarakan oleh Dewan
n.      Menyiapkan bahan penyusunan laporan hasil peninjauan Anggota Dewan
o.      Menyiapkan bahan untuk melayani kebutuhan Pimpinan dan Anggota DPRD pada waktu penyelenggaraan rapat/sidang
p.      Penghimpun laporan notulis komisi-komisi DPRD
q.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
r.        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
2)      Subbagian Risalah mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam merekam, mencatat, menyusun serta membukukan risalah rapat-rapat Dewan
b.      Mengumpulkan, mengurus, membuat dan melaksanakan penyajian risalah rapat Dewan
c.       Membuat risalah rapat Panitia dan rapat Alat Kelengkapan Dewan
d.      Menyusun Laporan Krgiatan Dewan dan Sekretariat (Laporan Triwulan, LKPJ Tahunan, AMJ 5 Tahunan, Penyelenggaraan Pemerintah Daerah)
e.       Menyusun memori pelaksanaan tugas Dewan dan Sekretariat Dewan
f.       Membuat risalah/kesimpulan rapat/catatan singkat rapat-rapat Komisi, rapat Paripurna dan rapat/putusan lainnya
g.      Menyampaikan hasil rapat/sidang kepada Anggota DPRD dan pihak-pihak yang berkepentingan
h.      Merekam dan menyimpan pita rekaman hasil rapat/sidang DPRD
i.        Menyiapkan bahan dalam rangka penyusunan risalah, ikhtisar, dan resume rapat/sidang yang telah diselenggarakan oleh DPRD
j.        Menghimpun bahan dalam rangka kegiatan-kegiatan rapat/sidang DPRD dan memelihara arsip Bagian Persidangan dan Risalah
k.      Menyiapkan bahan dalam rangka penyampaian masalah yang telah dirampungkan pembahasannya oleh DPRD kepada Eksekutif/Sekretariat Daerah Provinsi untuk mendapat penyelesaian lebih lanjut
l.        Melaksanakan tata naskah/surat masuk-keluar pada Bagian Persidangan dan Risalah yang memerlukan pengolahan lebih lanjut
m.    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
n.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
3)      Subbagian Hukum dan Perundang-undangan mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam menyiapkan proses pengolahan produk-produk hukum dan mengumpulkan serta menghimpun peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan kegiatan Dewan
b.      Menyiapkan bahan dalam rangka pengolahan produk-produk hukum yang dibahas dalam rapat/sidang DPRD untuk dijadikan dokumentasi
c.       Mengumpulkan dan menghimpun data pengkajian peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan kegiatan Dewan
d.      Melaksanakan penelitian dan pengkajian terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan kegiatan Dewan
e.       Mengajukan saran atau pertimbangan serta laporan mengenai hasil analisa/penelitian dan kajian perundang-undangan
f.       Menyiapkan bahan dalam rangka pengelolaan produk-produk hukum yang dibahas rapat komisi/sidang DPRD
g.      Menyiapkan rancangan-rancangan produk Dewan (Keputusan Dewan/Pimpinan, memorandum, kegiatan panitia)
h.      Menggandakan, menyimpan, mengatur dan memelihara dokumentasi produk perundang-undangan Dewan
i.        Mengikuti pelaksanaan kegiatan produk-produk Dewan
j.        Meneliti, mengkaji Peraturan Dewan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta mengajukan saran atau pertimbangan mengenai hasil analisis/pengkajian Peraturan Daerah tersebut untuk dibahas Dewan
k.      Menerima, memelihara dan menyajikan data tentang peraturan perundang-undangan
l.        Membuat/menyusun rancangan serta membukukan keputusan yang menjadi produk Dewan
m.    Mengumpulkan dan menghimpun data tentang Peraturan Perundang-undangan Pusat dan Daerah mengenai Dewan dan Sekretariat
n.      Menggandakan, mengumpulkan dan mengelola data pengkajian perundang-undangan yang berhubungan dengan tugas Dewan
o.      Menyusun bahan dalam rangka pembahasan rancangan Peraturan Daerah oleh Dewan dan membantu menyiapkan permohonan pengesahan produk-produk Dewan kepada pejabat berwenang
p.      Menyusun, menyajikan saran atau pertimbangan serta laporan mengenai konsep produk Dewan
q.      Membuat laporan pelakssanaan tugas kepada atasan langsung
r.        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya

2.4.1.4  Tugas dan Fungsi Bagian Keuangan Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 187-189, Bagian Keuangan mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 187
Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a.       Mengkoordinir kegiatan penyusunan anggaran, pembinaan pembendaharaan, verifikasi, pembukuan dan menyiapkan administrasi keuangan, permintaan SPD, SPP, SPM dan SP2D untuk kegiatan SPRD dan Sekretariat
b.      Mengkoordinir pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan pembayaran keuangan Dewan
c.       Mengkoordinir pelaksanaan pembayaran gaji, uang lembur, dan tunjangan pegawai lainnya
d.      Memeriksan surat pertanggungjawaban (SPJ) keuangan
e.       Mengkoordinir penyiapan bahan laporan pengelolaan pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran Dewan dan Sekretariat Dewan
f.       Menyusun dan mengkoordinir Renstra dan LAKIP
g.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
h.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya
Pasal 188
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 187, Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a.       Penyusunan Rencana Kerja Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) untuk keperluan DPRD dan Sekretariat DPRD
b.      Pelaksanaan segala kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan, peruntukan dan penyelesaian keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
c.       Penyelenggaraan penyiapan bahan kebijakan perbendaharaan, belanja pegawai dan pengelolaan administrasi keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
d.      Penyelenggaraan pembukuan, verifikasi dan penyiapan bahan kajian kebijakan administrasi pengelolaan keuangan
e.       Penyelenggaraan layanan administrasi perjalanan dinas
f.       Penyelenggaraan penelaahan dan pengujian administrasi pengelolaan keuangan
g.      Pemberian saran pertimbangan yang berkaitan dengan keuangan
h.      Penyusunan laporan keuangan DPRD dan Sekretariat DPRD
i.        Pelaporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
j.        Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
Pasal 189
1)      Subbagian Anggaran mempunyai tugas :
a.       Penyusunan dan pengolahan rencana kerja anggaran (RKA dan DPA) DPRD dan Sekretariat DPRD
b.      Menyiapkan Surat Permintaan Penyediaan Dana (SPD)
c.       Penyelenggaraan koordinasi kegiatan penyusunan rencana dan perubahan anggaran DPRD dan Sekretariat DPRD
d.      Menyiapkan penyusunan rencana kerja dan penetapan kinerja tahunan
e.       Menyiapkan penyusunan rencana strategis (renstra)
f.       Menyusun dan mengusulkan rencana biaya perjalanan dinas Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD
g.      Merencanakan, mempersiapkan dan menyusun pertanggungjawaban administrasi keuangan perjalanan dinas Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD
h.      Menginventarisir dan mempersiapkan kunjungan kerja Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD
i.        Menginventarisir administrasi keuangan perjalanan dinas yang telah dilaksanakan oleh Pimpinan, Anggota dan Sekretariat DPRD guna bahan laporan pertanggungjawaban
j.        Membuat laporan elaksanaan tugas kepada atasan langsung
k.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya

2)      Subbagian Verifikasi dan Pembukuan mempunyai tugas :
a.       Meneliti administrasi keuangan dan administrasi permintaan SP2D
b.      Melaksanakan dan mengendalikan administrasi keuangan
c.       Melaksanakan pemeriksaan, penelaahan dan pengujian administrasi tanda bukti pembayaran
d.      Melayani dan memfasilitasi bahan kajian kebijakan administrasi keuangan
e.       Melaksanakan pembukuan dan menyusun laporan pelaksanaan; pengelolaan keuangan, ikhtisar realisasi SKPD, keuangan semesteran, prognosis realisasi anggaran dan laporan keuangan akhir tahun
f.       Membuat Laporan Kemajuan Kegiatan Keuangan Sekretariat DPRD
g.      Menyiapkan penyusunan laporan akuntabilitas kinerja pemerintah (LAKIP)
h.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
i.        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya
3)      Subbagian Pembendaharaan mempunyai tugas :
a.       Menyiapkan dan melaksanakan urusan belanja DPRD dan Pegawai Sekretariat DPRD
b.      Membuat Surat Permintaan Pembayaran (SPP) dan Surat Perintah Membayar (SPM)
c.       Menyiapkan daftar honorarium, daftar gaji dan tunjangan Pegawai Sekretariat DPRD
d.      Menyusun daftar pembayaran uang refresentasi, uang paket dan tunjangan lainnya bagi Pimpinan dan Anggota DPRD
e.       Mengurus pembayaran gaji dan tunjangan lain-lain penghasilan pegawai Sekretariat DPRD
f.       Melaksanakan cara pembayaran yang tertib dan teratur
g.      Menyusun dan meneliti laporan pertanggungjawaban keuangan
h.      Menyiapkan dan melaksanakan administrasi pembayaran
i.        Menyusun dan mengolah data realisasi pembayaran
j.        Meyiapkan bahan kajian kebijakan penyelenggaraan perbendaharaan
k.      Melaksanakan koordinasi dan kerja sama pembinaan perbendaharaan
l.        Membuat  laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung
m.    Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya





2.4.1.5  Tugas dan Fungsi Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
Berdasarkan Peraturan Gubernur Sumatera Selatan Nomor 58 Tahun 2008 Pasal 190-192, Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut :
Pasal 190
Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas memberikan pelayanan administratif kepada anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatan, khususnya dalam bidang Hubungan Masyarakat dan Protokol, mengolah perpustakaan, dokumentasi, serta melayani aspirasi masyarakat yang ditujukan kepada DPRD.
Pasal 191
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam pasal 190, Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mempunyai tugas :
a.       Pengadaan, penghimpunan, pendokumentasian data dan informasi kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
b.      Pemfasilitasian dan pemanduan kegiatan rapat-rapat, perjalanan dinas, dan pelaksanaan hubungan antar lembaga.
c.       Pemberian pelayanan dan menampung aspirasi masyarakat.
d.      Pelaporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung.
e.       Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Pasal 192
1)      Subbagian Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian umas dan Protokol dalam menyampaikan informasi, dokumentasi, dan perpustakaan.
b.      Mengadakan, menghimpun, mengelola, menyusun, mendokumentasikan serta menyebarluaskan data dan  informasi baik dari DPRD Provinsi Sumatera Selatan maupun masyarakat.
c.       Menyiapkan bahan pemberitaan kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan untuk disebarluaskan ke masyarakat.
d.      Melaksanakan koordinasi pengelolaan data/informasi dengan Lembaga Eksekutif, Yudikatif, Legislatif dan lembaga informasi yang ada di masyarakat.
e.       Melayani, menghubungi, dan membina hubungan dengan wartawan.
f.       Mengumpulkan kliping cetak at s kasus yang memerlukan perhatian Dewan untuk dibahas Komisi/Fraksi.
g.      Mengumpulkan, menghimpun, menyimpan, mengatur, dan memelihara bahan dokumentasi yang menyangkut kegiatan Dewan.
h.      Mengumpulkan informasi kegiatan-kegiatan DPRD dari penerbitan mass media dan media elektronik untuk didokumentasikan dan disiarkan setelah disetujui Sekertaris DPRD.
i.        Merekam dan memvisualisasikan kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan seperti kegiatan rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan, Sekertariat DPRD baik di daerah atau  keluar daerah.
j.        Menyusun dan memelihara berkas biodata Anggota Dewan.
k.      Mengumpulkan dan mempelajari materi penerbitan-penerbitan mass media baik cetak maupun elektronik tentang kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan dan Sekertariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan untuk bahan kerja pimpinan.
l.        Menyiapkan penerbitan secara berkala.
m.    Menghimpun, menyusun, mengelola, memelihara dan menggandakan produk perundang-undangan, buku, surat, foto, risalah, majalah yang ada di Perpustakaan baik kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan maupun tentang masyarakat.
n.      Melayani peminjaman buku Perpustakaan.
o.      Melaksanakan pengadaan buku-buku perpustakaan.
p.      Mendistribusikan produk perundang-undangan, buku, surat, foto, risalah, majalah kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan atau masyarakat kepada pihak yang berwenang.
q.      Membuat laporan pelaksanaan tugas kepad atasan langsung.
r.        Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.
2)      Subbagian Protokol dan Hubungan Antar Lembaga mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian Humas dan Protokol mengatur hubungan antar lembaga.
b.      Memfasilitasi, menyiapkan, mengatur, menyelenggarakan dan membuat laporan kegiatan, upacara, perjalanan dinas dan kegiatan keprotokolan yang dilaksanakan oleh DPRD Provinsi Sumatera Selatan, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan serta Sekertariat, DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
c.       Menyiapkan sarana prasarana dan mengikuti perjalanan dinas Pimpinan dan Anggota Dewan serta Sekretariat Dewan.
d.      Memandu keprotokolan dan perjalanan dinas.
e.       Mengadakan hubungan kerja sama dengan instansi dan dinas bersangkutan dalam rangka kegiatan keprotokolan.
f.       Mengadakan kerja sama dengan lembaga publik dan lembaga informasi guna untuk mengkonfirmasikan pemberitaan tentang kegiatan dewan.
g.      Mengatur ketertiban penerimaan tamu Dewan dan kegiatan keprotokolan, serta mengurus perjalanan.
h.      Memandu acara Rapat Paripurna, Rapat Paripurna Istimewa, Rapat Pembukaan dan Penutupan Masa Persidangan serta Upacara Resmi DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
i.        Menyiapkan tanda kenang-kenangan yang diperlukan.
j.        Menyiapkan kegiatan-kegiatan keprotokolan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.
k.      Memonitoring kegiatan-kegiatan DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
l.        Menyusun laporan khusus kegiatan Pimpinan Dewan.
m.    Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung.
n.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.                     

3)      Subbagian Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat mempunyai tugas :
a.       Membantu Kepala Bagian Humas dan Protokol dalam pelayanan terhadap masyarakat.
b.      Menyiapkan, mencatat, mengatur kegiatan penyampaian aspirasi masyarakat baik unjuk rasa maupun melalui surat kepada DPRD Provinsi Sumatera Selatan.
c.       Memonitoring, menghimpun, mendokumentasikan dan mencatat pengaduan masyarakat yang menyampaikan permasalahan kepada DPRD Provinsi Sumatera Selatan baik secara tertulis atau media cetak dan elektronik.
d.      Menghubungi dan mengkoordinasikan dengan Dinas, Instansi, Lembaga terkait atas pengaduan masyarakat baik unjuk ras maupun melalui tertulis.
e.       Menyalurkan tindak lanjut usul, pendapatan dan aspirasi masyarakat kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
f.       Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan langsung.
g.      Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai tugas dan fungsinya.






2.5   Hubungan Masyarakat (Humas)
Keberlangsungan organisasi sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dari sisi internal organisasi tersebut maupun juga dari sisi eksternal yaitu lingkungan yang berada di sekitar organisasi itu sendiri. Dengan kata lain, akan ada sebuah proses integritas antara sub-sub dalam organisasi serta dipengaruhi oleh lingkungan sekitarnya.
Hubungan masyarakat atau sering disingkat humas adalah praktek mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dan masyarakat. Humas juga biasa disebut dengan suatu usaha untuk mewujudkan hubungan yang harmonis antara suatu badan/ perusahaan dengan publiknya,atau usaha untuk mewujudkan opini publik yang favourable.
Sesuai dengan teori yang paling sederhana, para ahli berpendapat bahwa definisi atau pengertian humas/ public relation yaitu “Fungsi manajemen yang (a) menilai sikap publik, (b) mengidentifikasi kebijakan dan tata cara seseorng atau organisasi demi kepentingan publik, serta (c) merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk memperoleh pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publiknya” (Scott M. Cutlip dan Allen H. Center)

“Membantu organisasi dan publiknya untuk saling beradaptasi secara menguntungka. Usaha organisasi untuk memperoleh kerja sama dari sekelompok orang.  Membantu organisasi berinteraksi secara efektif dan berkomunikasi dengan publik utama.” (The Public Relations Society of America)

“Fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik untuk memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini publik diantara mereka.” (International Public Relations Association/IPRA)

“Proses yang berkelanjutan dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh itikad baik dan penegertian dari langgananya , pegawai dan publik umumnya; kedalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan” (J.C Seidel)

“Kelanjutan proses penetapan kebijakan, penentuan pelayanan, dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang-orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh kepercayaan dan itikad baik dari mereka. Pelaksanaan kebijakan, pelayanan, dan sikap untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya.” (W. Emerson Reck), dll

Ruslan (2010:22-23) menjabarkan adapun Ruang lingkup tugas Public Relations dalam sebuah ornganisasi/lembaga antara lain meliputi aktivitas sebagai berikut : 
a. Membina hubungan ke dalam (publik internal) 
Yang dimaksud dengan publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit/badan/perusahaan atau organisasi itu sendiri. Seorang PR harus mampu mengidentifikasi atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam masyarakat, sebelum kebijakan itu dijalankan oleh organisasi. 
b. Membina hubungan ke luar (publik eksternal) 
Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilnya.

Menurut Effendy (2006:107) publik sasaran dari kegiatan humas terbagi menjadi dua jenis kelompok besar, yakni publik intern dan publik ekstern. Penjelasannya adalah sebagai berikut :
1)      Hubungan dengan publik intern
Publik intern sebagai sasaran humas terdiri atas orang-orang yang bergiat di dalam organisasi (perusahaan, instansi, lembaga, badan, dan sebagainya) dan yang secara fungsional mempunyai tugas dan pekerjaan serta hak dan kewajiban tertentu.
2)       Hubungan dengan publik ekstern
Publik ekstern sebagai sasaran kegiatan humas terdiri atas orang-orang atau anggota-anggota masyarakat di luar organisasi, baik yang ada kaitannya dengan organisasi maupun yang diharapkan atau diduga ada kaitannya dengan organisasi. 

Sebagai sebuah profesi seorang humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi. Tujuan Humas adalah mewujudkan hubungan yang harmonis, atau menciptakan opini publik yang favourable baik internal maupun eksternal.

a.       Hubungan Internal antara lain :
1.      Hubungan dengan karyawan
2.      Hubungan dengan buruh
3.      Hubungan dengan keluarga pegawai
4.      Hubungan dengan pemegang saham
b.      Hubungan Eksternal antara lain :
1.      Hubungan dengan Pers
2.      Hubungan dengan Masyarakat
3.      Hubungan dengan Pemerintah
Kegiatan Humas adalah segala upaya yang mencakup penyebarluasan informasi, mensinkronisasikan antar kegiatan untuk penyamaan persepsi, mengadakan penilaian terhadap opini masyarakat, melakukan persuasif, ntuk meningkatkan partisipasi.
Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa hubungan masyarakat merupakan suatu kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling pengertian dan citra yang baik dari publik. Sasaran hubungan masyarakat adalah menciptakan opini publik yang menguntungkan semua pihak (lembaga pendidikan islam dan masyarakat)

2.5.1        Humas dalam Pemerintahan
Humas pemerintahan pada dasarnya tidak bersifat politis. Bagian humas di institusi pemerintah dibentuk untuk mempublikasikan atau mempromosikan kebijakan-kebijakan mereka. Memberi informasi secara teratur tentang rencana-rencana, serta hasil-hasil kerja institusi serta memberi pengertian kepada masyarakat tentang peraturan dan perundang-undangan dan segala sesuatunya yang berpengaruh terhadap kehidupan masyarakat. Selain keluar, humas pemerintahan dan politik juga harus memungkinkan untuk memberi masukan dan saran bagi para pejabat tentang segala informasi yang diperlukan dan reaksi atau kemungkinan reaksi masyarakat akan kebijakan institusi, baik yang sedang dilaksanakan, akan dilaksanakan, ataupun yang sedang diusulkan.
Seiring dengan tuntutan transparansi dari masyarakat luas sebagai publik pemerintahan, manfaat humas dalam penyelenggaraan pemerintahan secara umum telah diterima sejak lama.bahkan beberapa kalangan mengatakan pemanfaatan humas oleh pemerintahan mendahului penggunaannya oleh nonpemerintahan, humas dalam pemerintahan dan politik tidak dapat dilepaskan dari opini publik.








2.6  Peran Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol dalam Mengelola Informasi dan Berita
Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol terdiri dari 3 sub bagian yang masing-masing memiliki tugas dan produk antara lain sebagai berikut :
2.      Sub Bagian Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan, terdiri dari :
a.       File dokumentasi / pemberitaan kegiatan DPRD
b.      File data / Informasi Lembaga Eksekutif, Yudikatif, Legislatif dan lembaga Informasi yang ada di msyarakat
c.       File Kliping cetak / kasus yang memerlukan perhatian Dewan
d.      File Dokumentasi menyangkut kegiatan Dewan
e.       File rekaman / visualisasi kegiatan DPRD (kegiatan rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan dan Sekretariat DPRD di daerah atau keluar daerah)
f.       File Selayang Pandang dan Biodata Anggota Dewan
3.      Sub Bagian Protokol dan H.A.L, terdiri dari :
a.       File laporan kegiatan, upacara, perjalanan dinas dan keprotokolan
b.      File informasi kelembagaan
c.       File pemberitaan
4.      Sub Bagian Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat, terdiri dari :
a.       File penyampaian aspirsi masyarakat unjuk rasa / tertulis
b.      File penyampaian tindak langsung aspirasi
c.       File dokumentasi laporan aspirasi



2.6.1        Cara Pengelolaan Informasi dan Berita
1.      File Kliping Cetak
File kliping cetak merupakan salah satu produk media cetak yang dihasilkan Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol khususnya Sub Bagian Informasi. Dokumentasi dan Perpustakaan yang mencakup segala jenis kegiatan  yang sedang terjadi di lingkungan DPRD Provinsi Sumatera Selatan. Langkah awal yang harus dilakukan dalam pembuatan dan pengelolaan kliping cetak ini yaitu sebagai berikut :
a.       Setiap pagi penulis harus mengambil koran-koran langganan di meja yang telah disediakan sebagai tempat koran-koran tersebut disusun sesuai dengan jenisnya (jika terbentur dengan hari libur kerja maka koran-koran tersebut tetap dikumpulkan sesuai tanggal dan hari terbit dan tetap di kliping saat mulai masuk kerja kembali)
b.      Koran-koran tersebut di necis per jenis agar tidak tercecer, tercampur dengan koran-koran lainnya serta memudahkan penulis dalam proses kliping
c.       Penulis mulai mencari dan mengumpulkan informasi dan berita yang menyangkut segala jenis kegiatan yang sedang terjadi di lingkungan DPRD Provinsi Sumatera Selatan termasuk kegiatan perjalanan dinas Dewan
d.      Mengambil kertas kliping yang telah di tentukan, mengisi kolom hari, tanggal, bulan, tahun, jenis koran dan halaman dimana penulis menemukan berita tersebut
e.       Menempelkan berita-berita tersebut ke atas kertas tadi
f.       Setelah semua tertempel rapi, selanjutnya penulis menambahkan sampul depan kliping yang telah ditentukan
g.      Setelah semua selesai, selanjutnya kliping tersebut di gandakan dan dibagikan ke setiap bagian dengan rincian sebagai berikut :
No.
Pembagian Kliping Cetak
Jumlah Kliping
1.       
Ruangan Ketua DPRD Provinsi Sumatera Selatan
1 Buah
2.       
TU Ketua DPRD Provinsi Sumatera Selatan
1 Buah
3.       
Ruang Wakil Ketua I DPRD Provinsi Sumatera Selatan
2 Buah
4.       
Ruang Wakil Ketua II DPRD Provinsi Sumatera Selatan
1 Buah
5.       
Ruang Wakil Ketua III DPRD Provinsi Sumatera Selatan
1 Buah
6.       
Ruang Sekertaris Dewan DPRD Provinsi Sumatera Selatan
1 Buah
7.       
Komisi I-V DPRD Provinsi Sumatera Selatan
5 Buah
8.       
Fraksi Gerindra
1 Buah
9.       
Fraksi PKS
3 Buah
10.   
Kepala Bagian Humas dan Protokol
1 Buah
11.   
Kasubbag Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan
1 Buah
12.   
Kasubbag Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
1 Buah
13.   
Ruang Audio Visual Humas dan Protokol
1 Buah
14.   
Media Center DPRD Provinsi Sumatera Selatan
1 Buah
Total
21 Buah
Tabel 1 : Kliping
h.        Kliping yang asli di arsipkan ke dalam map
i.          Jika ada diantara ruangan diatas tidak terbuka / terkunci maka kelebihannya di taruh di kardus di bawah meja
j.          Koran-koran yang telah di kliping di ikat menjadi satu dan disimpan di tempat / meja kosong sebagai arsip

2.      Media Audio Visual
Bagian Media Audio Visual berfungsi merekam segala kegiatan rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan dan Sekretariat DPRD di daerah atau keluar daerah. Bagian yang dibawahi oleh Sub Bagian Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan ini mengelolah informasi dan berita yang terjadi di lingkungan DPRD Provinsi Sumatera Selatan dengan cara sebagai berikut :
a.       Bagian ini mulai bertugas menghimpun segala informasi dan berita jika telah ada laporan kegiatan masuk yang dilakukan seperti kegiatan rapat-rapat, peninjauan anggota DPRD, Fraksi, Komisi, Kepanitiaan dan Sekretariat DPRD baik di lingkungan DPRD, di daerah maupun keluar daerah
b.      Selanjutnya bagian media audio visual ini merekam, mengedit, mencetak, menggandakan file dan menyimpannya ke dalam CD, album foto, kaset, ataupun memori agar tidak hilang
c.       File-file yang dianggap penting akan di cetak, di publikasikan ke media internet dan di laporkan kepada atasan
d.      Setelah file-file tersebut di simpan ke dalam CD, album foto, kaset ataupun memori selanjutnya file tersebut disimpan ke dalam rak-rak yang telah disediakan di bagian perpustakaan sebagai arsip

3.      Fax dan Undangan
Fax dan Undangan adalah dua informasi dan berita yang di dapat dari luar DPRD Provinsi Sumatera Selatan yang perlu disampaikan kepada beberapa bagian dan disimpan sebagai arsip. Biasanya berupa undangan untuk menghadiri sebuah acara atau rapat / diskusi bersama yang ditujukan kepada Ketua DPRD Provinsi Sumatera Selatan dan Komisi-Komisi. Berikut cara Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mengelolah Fax dan Undangan yang masuk :
Ø  Pengelolaan Fax Masuk
a.       Bagian Humas dan Protokol menerima Fax dari berbagai instansi di luar DPRD Provinsi Sumatera Selatan
b.      Setelah fax diterima, penulis di minta untuk menuliskannya ke dalam buku agenda fax masuk yang telah disediakan
c.       Selanjutnya penulis di minta untuk menggandakan fax tersebut sebanyak lima kali dan di bagikan kepada beberapa bagian dengan rincian sebagai berikut :
No.
Pembagian Fax
Jumlah
1.       
Kepala Bagian Humas dan Protokol
1 Buah
2.       
Kasubbag Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan
1 Buah
3.       
Kasubbag Protokol dan H.A.L
1 Buah
4.       
Kasubbag Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
1 Buah
5.       
Arsip
1 Buah
Total
5 Buah

Tabel 2 : Fax
d.      Sementara itu fax yang asli akan diserahkan kepada bagian TU dengan meminta tanda terima terlebih dahulu
Ø  Pengelolaan Undangan Masuk
a.       Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol menerima undangan dari bagian TU
b.      Setelah undangan diterima penulis di minta untuk menuliskannya ke dalam buku agenda surat masuk / keluar
c.       Selanjutnya penulis diminta untuk menggandakan undangan tersebut sebanyak lima kali dan dibagikan kepada beberapa bagian dengan rincian sebagai berikut :

No.
Pembagian Undangan
Jumlah
1.       
Kepala Bagian Humas dan Protokol
1 Buah
2.       
Kasubbag Informasi, Dokumentasi dan Perpustakaan
1 Buah
3.       
Kasubbag Protokol dan H.A.L
1 Buah
4.       
Kasubbag Pelayanan dan Aspirasi Masyarakat
1 Buah
5.       
Sekertaris Kasubbag Protokol dan H.A.L
1 Buah
Total
5 Buah

Tabel 3 : Undangan
d.      Sementara itu Undangan yang asli akan disimpan ke dalam sebuah map sebagai arsip



2.6.2        Masalah-Masalah yang Dihadapi Saat Mengelola Informasi dan Berita yang Masuk
Selama pelaksanaan tugas dan berdasarkan  uraian cara Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol mengelola informasi dan berita yang masuk diatas penulis menghadapi beberapa masalah saat melaksanakan tugas yang diberikan oleh pegawai Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan, yaitu sebagai berikut :
1.      Beberapa kali terbentur stok kertas Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol habis sehingga proses kliping cetak terkendala beberapa saat
2.      Mesin fotocopy Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol di pinjam beberapa hari saat pembukaan sebuah acara di PSCC beberapa waktu lalu sehingga proses kliping terkendala sangat lama dan harus meminjam mesin fotocopy ke bagian lain seperti Bagian TU, Bagian Persidangan, Bagian Keuangan, dan Bagian Perlengkapan
3.      Penyampaian informasi yang terkesan kurang maksimal dan tersendat-sendat seperti saat pembuatan Undangan sebuah acara yang akan dilaksanakan di Gedung DPRD Provinsi Sumatera Selatan beberapa waktu lalu sehingga harus beberapa kali mengalami perubahan pada undangan tersebut
4.      Tersendatnya laporan kegiatan daerah dan luar daerah anggota DPRD Provinsi Sumatera Selatan mempengaruhi tugas bagian Media Audio Visual dan bagian lainnya dalam menyampaikan informasi dan berita
 BAB III
PENUTUP

3.1  Kesimpulan
Berdasarkan uraian pembahasan diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa sebenarnya tata cara yang dilakukan oleh Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan telah maksimal namun masih ada beberapa kendala yang mau tidak mau harus dihadapi oleh para pegawainya. Namun demikian dengan bersama-sama bekerja sama dan mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang telah pernah terjadi dapat menjadi motivasi dan acuan untuk lebih baik lagi di masa yang akan datang, mengingat bahwa tidak ada yang sempurna di dunia ini selain Tuhan Yang Maha Esa.
Berdasarkan uraian Laporan Praktek Kerja Lapangan ini maka dapat disimpulkan bahwa :
1.      Teori-teori yang telah diajarkan saat di perkuliahan ternyata banyak yang diterapkan pada saat praktek kerja lapangan
2.      Tidak semua teori dalam perkuliahan digunakan saat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, hanya beberapa saja yang digunakan yaitu praktek perkantoran, pengarsipan, pengaplikasian komputer dan surat menyurat, serta komunikasi yang baik
3.      Ketika mengalami kendala dalam melaksanakan praktek kerja lapangan tersebut, maka penulis harus bertanya pada karyawan lain yang lebih mengerti agar pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik
4.      Dalam dunia kerja diperlukan tanggung jawab, ketelitian, kesabaran yang tinggi atas semua pekerjaan yang dikerjakan
5.      Disiplin dalam mengikuti peraturan bekerja dan disiplin waktu menjadi tanggung jawab kita agar tugas-tugas yang diberikan dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu

3.2  Saran
Setelah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan mengetahui proses kerja sesungguhnya, penulis memiliki beberapa saran kompetensi sebagai berikut :
a.       Bagi STIA&P ADS Palembang
Agar selama pelaksanaan PKL, semua Mahasiswa yang sedang menjalankan Praktek Kerja Lapangan tersebut dapat dipantau oleh para dosen yang bersangkutan. Jadi kemampuan dan keterampilannya dapat dinilai oleh para Dosen dikarenakan juga PKL masih masuk ke dalam daftar mata kuliah Semester VI

DAFTAR PUSTAKA

1.      Buku Laporan Tugas Akhir dari STIA&P ADS Palembang
2.      Idrus, Zulkarnain. 2014. Hubungan Masyarakat. Palembang
3.      Kepala Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
4.      Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
5.      Pegawai dan Staf  Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan
6.      www.google.com

Tidak ada komentar:

Posting Komentar